Time machine

Die Time Machine ermöglicht es Datenschutzbeauftragten, Compliance-Verantwortlichen, Prüfern und IT-Administratoren, jeden Compliance-Datensatz so zu betrachten, wie er zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit ausgesehen hat – das ideale Werkzeug, wenn eine Behörde oder ein Prüfer fragt: „Wie sah dieser Eintrag an jenem Datum aus?"

Die Time Machine ist eines der leistungsstärksten Audit-Werkzeuge in DPMS. Wenn eine Aufsichtsbehörde wissen möchte, welche Inhalte eine Verarbeitungstätigkeit (ROPA-Eintrag) vor sechs Monaten hatte, oder eine interne Prüfung klären muss, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Anbieter verantwortlich war, liefert die Time Machine die Antwort. Sie funktioniert mit allen wichtigen Objekttypen in DPMS – ROPA-Einträge, Anbieter, TOMs, Assets, DPIAs und mehr – indem sie bei jeder Änderung eine vollständige Momentaufnahme des Datensatzes speichert. Sie können anschließend zu einer dieser Momentaufnahmen „zurückreisen" und den gesamten Datensatz – einschließlich aller Reiter und verknüpften Elemente – genau so betrachten, wie er zu diesem Zeitpunkt ausgesehen hat.

Das Feature besteht aus zwei Teilen: einer Einstellungsseite, auf der ein Administrator die Funktion aktiviert und festlegt, wie lange der Verlauf aufbewahrt wird, sowie einem Aktivitätsprotokoll-Button, der nach der Aktivierung auf der Detailseite jedes Datensatzes erscheint. Dieser Artikel führt Sie durch beide Teile.

So öffnen Sie die Funktion

Einstellungsseite (für Administratoren):
Navigieren Sie über die linke Seitenleiste: Allgemeine Einstellungen → Time Machine. Sie benötigen Leseberechtigung für den Bereich der Compliance-Einstellungen, um diesen Menüpunkt zu sehen, und Bearbeitungsberechtigung, um die Konfiguration zu ändern.

Aktivitätsprotokoll an einem Datensatz (alle Benutzer):
Öffnen Sie die Detailseite eines beliebigen Datensatzes – zum Beispiel eines ROPA-Eintrags oder eines Anbieters. Suchen Sie das Uhren-Symbol in der oberen rechten Ecke des Inhaltsbereichs. Sie benötigen Leseberechtigung für den jeweiligen Datensatztyp, um den Button zu sehen. Der Button ist nicht verfügbar für Datensätze, die Ihnen von einer anderen Organisation geteilt wurden oder die Sie im Konsultationsmodus betrachten.

Was Sie sehen

Die Time-Machine-Einstellungsseite

Die Einstellungsseite folgt demselben Layout wie alle anderen Seiten unter Allgemeine Einstellungen: ein Navigationsmenü links und eine Inhaltskarte rechts. Die Karte zeigt auf einen Blick drei Informationen: ob die Time Machine aktuell Aktiv oder Inaktiv ist, das Datum der erstmaligen Aktivierung sowie die aktuelle Aufbewahrungszeit (Anzahl der Tage, für die der Verlauf gespeichert wird). Ein Stift-Symbol oben rechts in der Karte öffnet das Bearbeitungsformular – es erscheint ausgegraut, wenn Sie keine Bearbeitungsberechtigung haben.

Das Bearbeitungsformular ersetzt die Kartenansicht durch zwei Steuerelemente: einen Umschalter zum Aktivieren oder Deaktivieren der Funktion sowie ein Zahleneingabefeld für die Aufbewahrungszeit in Tagen. Ein Speichern-Button unten rechts bestätigt Ihre Änderungen; ein Zurück-Pfeil oben links verwirft sie.

Die Änderungshistorie-Seitenleiste (auf Datensatz-Detailseiten)

Wenn Sie das Uhren-Symbol auf einem Datensatz anklicken, schiebt sich von der rechten Seite des Bildschirms ein Panel herein. Das ist die Changelog-Seitenleiste. Sie listet alle aufgezeichneten Änderungen an diesem Datensatz in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auf – jeder Eintrag zeigt Datum und Uhrzeit der Änderung, was geändert wurde und wer die Änderung vorgenommen hat. Jeder Eintrag enthält auch den Link „Zu diesem Zeitpunkt anzeigen", der den Time-Machine-Modus für diese Momentaufnahme startet.

Time-Machine-Modus (auf Datensatz-Detailseiten)

Sobald Sie eine historische Momentaufnahme aktivieren, lädt die Detailseite des Datensatzes neu und zeigt im Kopfbereich ein deutlich sichtbares Banner mit dem angezeigten historischen Datum. Alle Steuerelemente, die normalerweise Änderungen ermöglichen würden – der Bearbeiten-Button, die Statusauswahl, die Prioritätsauswahl und das Feld für die verantwortliche Person – sind visuell deaktiviert. Alle Reiterinhalte im gesamten Datensatz spiegeln die historische Momentaufnahme wider, nicht die aktuellen Live-Daten.

So arbeiten Sie mit diesem Bereich

Time Machine erstmals aktivieren

Bevor jemand das Aktivitätsprotokoll an irgendeinem Datensatz nutzen kann, muss ein Administrator die Funktion einschalten. Navigieren Sie zu Allgemeine Einstellungen → Time Machine und klicken Sie auf den Stift-Button Bearbeiten oben rechts in der Einstellungskarte.

Stellen Sie im Bearbeitungsformular den Aktivierungs-Umschalter auf „Ein" – er wird blau, um die Änderung zu bestätigen. Geben Sie dann einen Wert in das Feld Aufbewahrungszeit ein. Diese Zahl (in Tagen) bestimmt, wie weit Benutzer in die Vergangenheit blicken können. Beispiel: 365 entspricht einem Jahr Verlauf; 90 entspricht drei Monaten. Ein Wert von mindestens 1 ist erforderlich – null oder negative Zahlen werden nicht akzeptiert.

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. DPMS notiert den genauen Zeitpunkt der Aktivierung und beginnt ab diesem Moment, Änderungen an allen unterstützten Objekttypen aufzuzeichnen. Auf der Ansichtsseite sehen Sie anschließend den Status Aktiv und das heutige Datum als „Aktiv seit"-Datum.

Achtung: Es gibt keine rückwirkende Erfassung. DPMS kann nur Änderungen aufzeichnen, die nach der Aktivierung der Funktion stattfinden. Wenn Sie die Funktion heute einschalten, ist das Aktivitätsprotokoll auf allen Datensätzen zunächst leer – erst nach der ersten Änderung werden Einträge erscheinen. Aktivieren Sie die Time Machine daher so früh wie möglich, bevor Sie Audit-Nachweise benötigen.

Zu einem historischen Datensatz zurückreisen

Dies ist die zentrale Nutzung der Time Machine im Tagesgeschäft. Öffnen Sie die Detailseite eines beliebigen Datensatzes – zum Beispiel eine ROPA-Verarbeitungstätigkeit – und klicken Sie auf das Uhren-Symbol oben rechts im Inhaltsbereich. Die Changelog-Seitenleiste schiebt sich von rechts herein.

Durchsuchen Sie die Liste der Änderungsereignisse. Jeder Eintrag teilt Ihnen mit, was wann geändert wurde. Wenn Sie den gewünschten Zeitpunkt gefunden haben – etwa die Statusänderung von „Entwurf" auf „Aktiv" oder die Aktualisierung der verantwortlichen Person – klicken Sie auf „Zu diesem Zeitpunkt anzeigen".

Die Seitenleiste schließt sich, und die Seite lädt im Time-Machine-Modus neu. Die URL in Ihrem Browser enthält nun einen Datums- und Zeitstempel, und im Kopfbereich erscheint ein klarer Hinweis, welches historische Datum angezeigt wird.

Von hier aus können Sie frei durch die Reiter navigieren – Allgemein, Verknüpfte Elemente, Aufgaben und alle weiteren Reiter des Datensatzes. Alle angezeigten Daten entsprechen der historischen Momentaufnahme.

Wenn Sie alle benötigten Informationen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurück zu heute" im Kopfbereich. Damit verlassen Sie den Time-Machine-Modus und kehren zur aktuellen, bearbeitbaren Version des Datensatzes zurück.

Aufbewahrungszeit zur Erfüllung von Datensparsamkeitsanforderungen anpassen

Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Organisation oder eine DSGVO-Datensparsamkeitsprüfung eine kürzere Aufbewahrung erfordert, navigieren Sie zu Allgemeine Einstellungen → Time Machine, klicken auf Bearbeiten und ändern den Wert im Feld Aufbewahrungszeit (z. B. von 365 auf 90). Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu bestätigen.

Achtung: Die Reduzierung der Aufbewahrungszeit löscht den älteren Verlauf unwiederbringlich beim nächsten geplanten Bereinigungslauf im Hintergrund. Momentaufnahmen, die älter als der neue Grenzwert sind, werden dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Klären Sie vor einer Reduzierung mit Ihrer Rechts- oder Compliance-Abteilung, ob das kürzere Zeitfenster noch Ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht – etwa den Anforderungen der DSGVO an Audit-Nachweise.

Time Machine vorübergehend deaktivieren

Wenn Sie die Verlaufsaufzeichnung pausieren möchten – beispielsweise während einer größeren Datenmigration, bei der jede Feldänderung unnötige Einträge im Changelog erzeugen würde – gehen Sie zu Allgemeine Einstellungen → Time Machine, klicken auf Bearbeiten, schalten den Aktivierungs-Umschalter aus und klicken auf Speichern. Das Uhren-Symbol verschwindet daraufhin sofort von allen Datensatz-Detailseiten. Bestehende historische Momentaufnahmen innerhalb des Aufbewahrungsfensters werden dabei nicht gelöscht; nur die Aufzeichnung neuer Änderungen wird unterbrochen.

Wenn Sie die Aufzeichnung wieder aufnehmen möchten, führen Sie dieselben Schritte aus und aktivieren den Umschalter erneut.

Feldübersicht

Aktivierungs-Umschalter — Schaltet die Time Machine für die gesamte Organisation ein oder aus. Wenn ausgeschaltet, werden keine neuen Änderungsverläufe aufgezeichnet und das Uhren-Symbol verschwindet von allen Datensatz-Seiten. Muss auf „Ein" stehen, bevor historische Daten erfasst werden können.

Aufbewahrungszeit — Anzahl der Tage, für die der Verlauf aufbewahrt wird. Muss eine ganze Zahl von 1 oder mehr sein. Momentaufnahmen, die älter als dieser Schwellenwert sind, werden beim nächsten Hintergrund-Bereinigungslauf automatisch gelöscht. Falls Sie diesen Wert noch nie explizit gesetzt haben, zeigt DPMS möglicherweise einen Systemstandard-Wert an.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Die Time-Machine-Einstellungsseite ist der zentrale Ein-/Ausschalter für die historische Nachverfolgung im gesamten DPMS. Jeder Objekttyp, der das Standard-Datensatz-Detail-Layout verwendet – ROPA, Anbieter, TOMs, Assets, DPIAs, Berechtigte-Interesse-Bewertungen, Projekte, Aufgaben, Meetings & Aktivitäten, Bewertungen, Dokumente & Richtlinien, Vorfälle, Betroffenenanfragen, Datenerhebungspunkte – erhält den Aktivitätsprotokoll-Button genau dann, wenn die Time Machine hier aktiviert ist.

Nachdem Sie die Funktion aktiviert haben und ausreichend Verlauf angesammelt wurde, empfehlen sich als nächste Schritte: Informieren Sie Ihre Datenschutzbeauftragten und das Compliance-Team über das neue Feature, schulen Sie sie im Umgang mit der Changelog-Seitenleiste und dokumentieren Sie die gewählte Aufbewahrungszeit in Ihrer organisationsweiten Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn Sie die Aufbewahrungszeit später reduzieren möchten, prüfen Sie vorher Ihre Audit-Verpflichtungen – die Time Machine ist häufig die primäre Nachweis-Quelle bei der Beantwortung behördlicher Anfragen oder Betroffenenanfragen mit historischem Bezug.

Tipps & häufige Stolperfallen

Tipp: Aktivieren Sie die Time Machine so früh wie möglich in Ihrem DPMS-Rollout. Die Funktion zeichnet nur Änderungen auf, die nach der Aktivierung stattfinden – je früher sie eingeschaltet ist, desto aussagekräftiger ist Ihr Audit-Nachweis, wenn Sie ihn brauchen.

Achtung: Wenn der Bearbeiten-Button auf einem Datensatz ausgegraut erscheint und Sie keine Änderungen vorgenommen haben, prüfen Sie die URL-Leiste Ihres Browsers. Enthält sie ?timeMachine=, befinden Sie sich in einer historischen Momentaufnahme – das ist das erwartete Verhalten, kein Berechtigungsproblem. Klicken Sie auf Zurück zu heute, um zum bearbeitbaren Live-Datensatz zurückzukehren.

Das Uhren-Symbol erscheint nicht bei geteilten oder konsulierten Datensätzen. Wenn ein Datensatz von einer Partnerorganisation mit Ihnen geteilt wurde oder Sie ihn im Konsultationsmodus betrachten, steht die Time Machine für diesen Datensatz nicht zur Verfügung – unabhängig von Ihren Berechtigungen. Das Aktivitätsprotokoll ist nur für Datensätze zugänglich, die zu Ihrer eigenen Organisation gehören.
Das Wechseln von Reitern im Time-Machine-Modus setzt das Snapshot-Datum nicht zurück. Alle Reiter – Allgemein, Verknüpfte Elemente, Aufgaben und weitere – zeigen Daten aus demselben historischen Moment. Sie betrachten keine Live-Daten, wenn Sie einen Reiter anklicken; alles bleibt auf das gewählte Datum eingefroren, bis Sie auf Zurück zu heute klicken.
Die Reduzierung der Aufbewahrungszeit ist nicht rückgängig zu machen. Sobald ein älterer Verlauf durch den Bereinigungslauf gelöscht wurde, kann er nicht wiederhergestellt werden. Behandeln Sie Änderungen an der Aufbewahrungszeit mit derselben Sorgfalt wie das Löschen von Datensätzen.
Sehr große Aufbewahrungsfenster sind technisch möglich, haben aber Auswirkungen auf den Speicherbedarf. Wenn Ihre Organisation eine hohe Anzahl von Änderungen über viele Datensätze hinweg verarbeitet, kann das Vorhalten von mehreren Jahren an Momentaufnahmen die Datenbank erheblich wachsen lassen. Besprechen Sie dies mit Ihrem IT-Team, bevor Sie Werte über 365 Tage festlegen.
Die Schaltfläche „Zurück zu heute" kann einen 404-Fehler erzeugen, wenn der Datensatz inzwischen gelöscht wurde. Wenn jemand den Live-Datensatz nach dem von Ihnen betrachteten Snapshot-Datum gelöscht hat, führt die Rückkehr zu „heute" ins Leere. Verwenden Sie in diesem Fall den Breadcrumb oben auf der Seite, um zur Datensatzliste zurückzukehren.