Assessment bearbeiten

Dieser Bildschirm ist Ihre zentrale Werkbank für alles, was eine fragebogenbasierte Compliance-Übung tatsächlich zum Laufen bringt: welche Vorlage (oder mehrere) die Fragen liefert, wer antworten muss, bis wann, wer die Antworten prüft und welche Benachrichtigungen dabei automatisch ausgelöst werden. Sie landen hier in der Regel direkt nach dem Anlegen eines Assessments — DPMS bringt Sie automatisch auf den richtigen Start-Tab — oder später, wenn Sie Fristen anpassen, einen Empfänger hinzufügen, einen Reviewer ändern oder den Fortschritt prüfen möchten.

Im größeren DPMS-Bild verbindet ein Assessment drei wiederverwendbare Bausteine: eine Assessment-Vorlage (der Hauptfragebogen), eine oder mehrere Audiences oder Empfänger (die Personen, die antworten) und Workflows (Automatisierungen, die Benachrichtigungen verschicken und Statusübergänge auslösen). Ohne diesen Bildschirm lässt sich ein Assessment nicht wirklich versenden — es gibt niemanden, an den es geht, keine Sprache, keinen zugeordneten Reviewer. Rechnen Sie also damit, hier ein paar Minuten zu verbringen, wann immer Sie ein Assessment anlegen oder ändern.

Wie Sie den Bildschirm öffnen

Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Assessments und klicken Sie dann auf Assessments. Sie landen auf der Übersichtsliste. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile oder auf das kleine Stift-Symbol am Zeilenende, um den Editor zu öffnen. Direkt nach dem Anlegen eines neuen Assessments leitet DPMS Sie automatisch hierher weiter — auf den Tab Reifegrad-Ziele, wenn die gewählte Vorlage Reifegradbewertung nutzt, sonst auf Empfänger & Benachrichtigungen.

Dieser Bildschirm steht Benutzern mit der Berechtigung Assessments bearbeiten zur Verfügung. Ohne diese Berechtigung werden weder das Stift-Symbol noch der Eintrag Bearbeiten angezeigt, und die manuelle URL-Eingabe leitet Sie zurück zur Liste.

Was Sie sehen

Der Bildschirm folgt dem üblichen DPMS-Detail-Layout. Ganz oben eine schmale Breadcrumb-Leiste mit Assessments › dem Namen des Assessments › dem aktiven Tab. Zwei kleine Pfeile neben dem Namen blättern zum vorigen oder nächsten Assessment in Ihrer aktuellen Liste — eine echte Erleichterung, wenn Sie eine Reihe verwandter Assessments prüfen. Ganz rechts in der Leiste finden Sie ein kleines Uhr-mit-Pfeil-Symbol, das das Aktivitätsprotokoll öffnet — eine seitliche Lade mit allen jemals an diesem Assessment vorgenommenen Änderungen, mit Zeitstempel und Benutzername.

Links sehen Sie einen vertikalen Menübaum mit den Tabs: Allgemein, Zugriff verwalten, Reifegrad-Ziele (nur wenn mindestens eine gewählte Vorlage Reifegradbewertung nutzt), Empfänger & Benachrichtigungen, Workflows, Reviewer-Zuordnung, Benachrichtigungen, Antworten, Versandstatus und Audiences. Der aktive Tab ist blau hervorgehoben. Ein gefüllter Kreis oben klappt den Baum ein oder aus, und DPMS merkt sich Ihre Wahl bis zum nächsten Besuch.

Der Hauptbereich rechts ist eine scrollbare Karte, deren Inhalt sich mit dem aktiven Tab ändert. Die meisten Tabs sind ähnlich aufgebaut: Titel, ein Stapel Eingabefelder oder eine bearbeitbare Tabelle und ganz unten eine Speichern-Schaltfläche. Mehrere Tabs zeigen außerdem oben eine Statusleiste — mit den verantwortlichen Personen, dem aktuellen Status, der Priorität, dem Datum der letzten Änderung und (wo unterstützt) einer KI-Hilfe-Schaltfläche. Jedes dieser Status-Pills lässt sich anklicken: Sie bearbeiten den Wert direkt, und DPMS speichert diese einzelne Änderung sofort, ohne dass Sie die Haupt-Schaltfläche Speichern benötigen.

Ein Drei-Punkte-Menü oben rechts bietet Sekundäraktionen — typischerweise Zugriff verwalten, Sharing (wenn in Ihrem Tenant aktiviert) und Archivierungsoptionen.

Arbeit mit diesem Bildschirm

Ein neues Assessment komplett einrichten

Nach dem Anlegen eines Assessments landen Sie direkt im Editor. Arbeiten Sie die Tabs von oben nach unten ab — diese Reihenfolge ist Absicht, weil jeder Tab auf den Auswahlen des vorherigen aufbaut.

• Geben Sie dem Assessment auf dem Tab Allgemein seine Identität. Tragen Sie den Namen ein (das kleine Flaggen-/Übersetzungssymbol daneben erlaubt mehrere Sprachen), wählen Sie eine Priorität (Standard ist Mittel) und vergeben Sie unter Klassifizierung Tags — diese stammen aus Tags in den Compliance-Einstellungen und eignen sich gut zum Gruppieren, etwa „Jährliches ISO-Audit" oder „Lieferanten-Onboarding".
• Wählen Sie unter Vorlage eine oder mehrere Einträge — das ist das wichtigste Feld auf dem Bildschirm. Jede Vorlage bringt eigene Fragen, Abschnitte und manchmal Reifegradregeln mit. Wenn eine Vorlage vorab geladene Vorlagen enthält, erscheint unter dem Auswahlfeld ein gelbgrauer Infokasten, der Ihnen sagt, welche zusätzlichen Vorlagen automatisch hinzugefügt werden — praktisch, wenn ein Audit mehrere verwandte Standards abdeckt. Inaktive Vorlagen erscheinen nicht in dieser Liste; wenn eine Vorlage fehlt, prüfen Sie unter Assessment-Vorlagen, ob ihr Status auf Aktiv steht.
• Setzen Sie das Assessment-Fälligkeitsdatum (kein Datum in der Vergangenheit) und wählen Sie einen Übermittlungsmodus. Fortlaufende Prüfung erlaubt Reviewern, bereits eingereichte Abschnitte zu bearbeiten; Auf einmal zeigt Reviewern erst dann etwas, wenn der Empfänger den gesamten Fragebogen abgeschickt hat. Eine orangefarbene Warnung erläutert den Unterschied. Diese Wahl lässt sich später nicht sauber rückgängig machen — entscheiden Sie also bewusst.
• Entscheiden Sie, ob Kontaktdaten anzeigen aktiv sein soll. Wenn ja, sehen Empfänger beim Öffnen des Assessments, wer es erstellt hat. Manche Compliance-Teams wollen dies anonym halten — daher der Schalter.
• Klicken Sie auf Speichern. Wenn eine Ihrer gewählten Vorlagen Reifegradbewertung nutzt, leitet DPMS Sie zu Reifegrad-Ziele weiter, andernfalls direkt zu Empfänger & Benachrichtigungen.
• Falls Sie auf Reifegrad-Ziele gelandet sind, legen Sie ein Ziel-Reifegrad (CMMI 1–5) fest — auf Vorlagen-Ebene, wenn alle Abschnitte gleich sein sollen, auf Abschnittsebene für feinere Steuerung oder pro Frage für maximale Präzision. Jede tiefere Ebene erbt von der darüberliegenden. Speichern Sie und DPMS bringt Sie weiter zu Empfänger & Benachrichtigungen.
• Auf Empfänger & Benachrichtigungen legen Sie fest, wer antworten muss. Es gibt zwei Wege, Personen hinzuzufügen. Klicken Sie auf Audience hinzufügen, um eine gespeicherte Gruppe zu verknüpfen — DPMS springt auf den Tab Audiences, wo Sie eine Audience zuordnen, und kehrt anschließend zurück. Für eine einmalige externe Person tippen Sie deren Adresse in das E-Mail-Feld und klicken auf E-Mail hinzufügen (Enter funktioniert ebenfalls). Jede neue Empfängerzeile startet mit allen verfügbaren Abschnitten ausgewählt.
• Klicken Sie für jede Zeile auf das kleine Stift-Symbol unter Benachrichtigung, um die auslösenden Workflow-Vorlagen festzulegen, dann unter Sprache für Englisch oder Deutsch und unter Verfügbare Abschnitte, falls Sie einen Empfänger auf bestimmte Teile des Fragebogens beschränken möchten. Sollen mehrere Zeilen gleichzeitig geändert werden, markieren Sie deren Kontrollkästchen — oben erscheint die Leiste Quick Multiaction, mit der Sie Benachrichtigung, Sprache und Abschnitte in einem Rutsch anpassen können. Übernehmen schreibt die Änderungen, Abbrechen verwirft sie.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS fügt verknüpfte Audiences automatisch zur Zugriffsliste hinzu und leitet Sie zu Workflows weiter.
• Auf Workflows ist die Auswahl Workflows auslösen bereits auf Workflows vorgefiltert, die zu Ihren gewählten Vorlagen passen. Wählen Sie diejenigen aus, die für dieses Assessment global feuern sollen (etwa eine jährliche Erinnerung), speichern Sie und DPMS geht weiter zu Reviewer-Zuordnung.
• Auf Reviewer-Zuordnung zeigt DPMS eine Zeile pro Vorlagen-Abschnitts-Paar. Klicken Sie auf das Stift-Symbol unter Abschnitts-Reviewer und wählen Sie die Person(en), die die Antworten in diesem Abschnitt prüfen sollen. Abschnitte ohne Reviewer werden beim Speichern einfach weggelassen — praktisch, wenn nur einige Abschnitte formal geprüft werden sollen.
• Auf dem Tab Benachrichtigungen legen Sie schließlich fest, welche internen Benutzer Lebenszyklus-E-Mails erhalten sollen — beim Anlegen des Assessments, beim Senden einer Antwort, beim Abschluss und bei einer erneuten Einreichung. Jeder Benutzer ist eine Zeile mit vier Kontrollkästchen; setzen Sie die jeweils passenden Häkchen.

Einen einzelnen externen Auditor zu einem bestehenden Assessment hinzufügen

Häufige Anfrage: „Wir müssen das auch noch einem Auditor schicken." Öffnen Sie das Assessment, wechseln Sie zu Empfänger & Benachrichtigungen, tippen Sie die Adresse des Auditors in das E-Mail-Feld und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen. Die neue Zeile erscheint mit allen Abschnitten vorausgewählt. Klicken Sie auf das Stift-Symbol unter Benachrichtigung und wählen Sie den passenden Workflow für externe Auditoren (etwa einen anderen Erinnerungsrhythmus als für interne Empfänger), dann unter Sprache Deutsch, falls passend, und schließlich unter Verfügbare Abschnitte, wenn der Auditor nur einen Teil sehen soll. Klicken Sie auf Speichern — fertig.

Ein Assessment vorübergehend pausieren, ohne es zu löschen

Müssen Sie ein Assessment kurz anhalten — etwa, weil eine Vorlage überarbeitet wird —, öffnen Sie den Tab Allgemein und schalten Sie den Schalter Aktiv aus (dieser Schalter erscheint nur bei bestehenden Assessments, nicht beim Anlegen). Solange er aus ist, können Empfänger nicht mehr antworten, aber Ihre gesamte Konfiguration bleibt erhalten. Schalten Sie ihn später wieder ein, um fortzufahren.

Antworten und Fortschritt prüfen

Sobald Empfänger zu antworten beginnen, sind drei Tabs besonders nützlich:

• Antworten listet alle eingereichten Antworten gruppiert nach Vorlage. Jede Zeile öffnet die Antwortprüfung in einem neuen Tab.
• Versandstatus zeigt pro Empfänger, ob die Fragebogen-E-Mail tatsächlich versendet wurde, wann und mit welchem Ergebnis. Diese Ansicht prüfen Sie, wenn jemand sagt: „Ich habe nie eine E-Mail bekommen."
• Antworten und Ergebnisse (erreichbar über das kleine Symbol für externen Link in der Spalte Ergebnisse der Assessments-Liste) bietet eine reichere Sicht: drei farbige Karten oben zählen Zu prüfende Antworten, Erneut einzureichende Antworten und Geprüfte Antworten; darunter sind alle Fragen nach Vorlage und Abschnitt mit Aufklapp-Pfeilen gruppiert. Drei Schalter rechts oben — Fragen und Antworten, Zwischenergebnisse, Endergebnisse — engen die Sicht ein. Eine Schaltfläche Zur Antwort führt Sie in die vollständige Antwortansicht.

Ein Assessment nach einer Vorlagenüberarbeitung aktualisieren

Wenn die zugrunde liegende Master-Vorlage bearbeitet wird (Fragen ergänzt, Abschnitte umsortiert), zeigt DPMS auf dem Tab Allgemein den Bereich Vorlagen, die geprüft werden müssen. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Info-Symbol neben einer dort gelisteten Vorlage, um zu sehen, was sich geändert hat — etwa „Fragen hinzugefügt: 3, Abschnitt umsortiert: 1". Bestätigen Sie die Änderungen und speichern Sie; DPMS aktualisiert daraufhin, welche Vorlagenversion für dieses Assessment maßgeblich ist.

Feldreferenz

• Name — der angezeigte Name des Assessments. Mehrsprachig; nutzen Sie das kleine Übersetzungssymbol für weitere Sprachen. Wenn unter IT-Einstellungen KI-Zugangsdaten hinterlegt sind, kann DPMS automatisch übersetzen.
• Priorität — Niedrig, Mittel (Standard), Hoch oder Kritisch. Reines Organisationssignal für Ihr Team; ändert kein Verhalten.
• Klassifizierung — eines oder mehrere Tags aus der Liste Assessment-Klassifizierungen in den Compliance-Einstellungen → Tags. Damit teilen Sie Ihr Assessment-Portfolio in Listen und Dashboards auf.
• Vorlage — die maßgeblichen Master-Fragebögen. Pflichtfeld. Eine Vorlage mit vorab geladenen Vorlagen bringt deren Inhalte automatisch mit — der Infokasten unter dem Feld zeigt, welche.
• Assessment-Fälligkeitsdatum — Stichtag für Antworten. Darf nicht in der Vergangenheit liegen.
• Übermittlungsmodus — Fortlaufende Prüfung (Standard) oder Auf einmal. Siehe orangefarbenen Hinweis neben dem Feld; wählen Sie sorgfältig, denn die Wahl beeinflusst die Erfahrung der Reviewer maßgeblich.
• Aktiv-Schalter — nur bei bestehenden Assessments. Aus = Empfänger können nicht mehr antworten.
• Kontaktdaten anzeigen — wenn aktiv, sehen Empfänger im Fragebogen die Kontaktdaten des Erstellers.
• Audiences (Tab Zugriff verwalten) — gespeicherte Benutzergruppen, die den Assessment-Datensatz selbst öffnen und bearbeiten dürfen. Anders als Empfänger.
• Benutzer (Tab Zugriff verwalten) — einzelne Benutzer mit Bearbeitungsrechten an diesem Assessment.
• Ziel-Reifegrad — CMMI-Stufe von 1 (initial) bis 5 (optimiert). Setzt den Vergleichswert für Reifegrad-Lückenberichte.
• Benachrichtigung (pro Empfängerzeile) — eine oder mehrere Workflow-Vorlagen, die feuern, wenn diesem Empfänger der Fragebogen oder eine Erinnerung zugeht.
• Sprache (pro Empfängerzeile) — Englisch oder Deutsch; steuert die Sprache der an diesen Empfänger gesendeten E-Mails.
• Verfügbare Abschnitte (pro Empfängerzeile) — welche Fragebogen-Abschnitte dieser Empfänger sieht. Sind alle Abschnitte gewählt, zeigt die Zelle nur das Wort „Alle".
• Workflows auslösen — Workflows, die global für dieses Assessment feuern (nicht pro Empfänger). Vorgefiltert auf Workflows, die zu den gewählten Vorlagen gehören.
• Abschnitts-Reviewer — Person(en), die Antworten zu einem Vorlagen-Abschnitts-Paar prüfen. Abschnitte ohne Reviewer werden beim Review einfach übersprungen.

Wie dieser Bildschirm mit dem Rest von DPMS zusammenhängt

Dieser Bildschirm sitzt im Zentrum eines kleinen Ökosystems. Audiences und Benutzer kommen aus den Compliance-Einstellungen, Vorlagen aus den Assessment-Vorlagen, Workflows aus dem Workflow-Bereich, Tags aus den Compliance-Einstellungen → Tags. Was Sie hier konfigurieren, fließt an mehrere Stellen in DPMS:

• Benachrichtigungs-E-Mails an Empfänger werden nur verschickt, wenn in der Empfängerzeile in Empfänger & Benachrichtigungen mindestens ein Workflow gesetzt ist. Kein Workflow, keine E-Mail.
• Reviewer-Dashboards an anderer Stelle zeigen einem Benutzer die Abschnitte dieses Assessments nur, wenn er hier als Reviewer eingetragen ist.
• Reifegrad-Heatmaps und Lückenberichte lesen die Ziel-Reifegrad-Werte aus diesem Bildschirm aus.
• Das Aktivitätsprotokoll erfasst jede Änderung hier und liefert den Audit Trail, auf den sich Compliance-Verantwortliche verlassen.

Sind Sie mit dem Bearbeiten fertig, ist der natürliche nächste Schritt, sicherzustellen, dass das Assessment Aktiv ist, und unter Versandstatus zu prüfen, dass der Fragebogen tatsächlich verschickt wurde. Danach werden Antworten und Antworten und Ergebnisse zu Ihren täglichen Anlaufstellen.

Tipps & häufige Stolperfallen

Tipp: Speichern Sie den Tab Allgemein immer zuerst, wenn Sie Vorlagen ändern. Vorlagen bestimmen, welche Abschnitte in Empfänger & Benachrichtigungen und Reviewer-Zuordnung erscheinen — speichern Sie nicht zuerst, zeigen die Folge-Tabs veraltete Abschnittslisten.

Achtung: Empfänger ist nicht dasselbe wie Zugriff verwalten. Empfänger sind die Personen, die antworten; Zugriff verwalten regelt, wer den Assessment-Datensatz selbst bearbeiten darf. Beides liegt aus gutem Grund auf getrennten Tabs.

• Neue E-Mail-Empfänger werden mit allen Abschnitten ausgewählt angelegt. Soll ein Auditor nur einen einzigen Abschnitt sehen, schränken Sie die Auswahl vor dem Speichern über das Stift-Symbol ein.
• Der Schalter Aktiv ist beim Anlegen ausgeblendet — neue Assessments werden automatisch als Aktiv gespeichert. Mit dem Schalter pausieren Sie ein Assessment später, ohne es zu löschen.
• Den Übermittlungsmodus können Sie nachträglich kaum sauber ändern, sobald Empfänger arbeiten. Wählen Sie ihn beim Anlegen bewusst.
• Wenn eine bekannte Vorlage in der Auswahl Vorlage fehlt, prüfen Sie ihren Status unter Assessment-Vorlagen — nur aktive Vorlagen werden hier angeboten.
• Archivierte Assessments sind quasi schreibgeschützt: die Antworttabelle ist nicht klickbar, Antworten und Ergebnisse blendet die Zähler aus, und ein Hinweis „Externer Import" ersetzt die Filter-Schalter.
• Die Schaltfläche „Aktivitätsprotokoll" ist im Modus Sharing und Konsultiert bewusst ausgeblendet — diese Modi sind für Empfänger eines geteilten Elements gedacht, und die Änderungshistorie gehört zum Quell-Tenant.