Teilen von Elementen

Compliance-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte nutzen den Konfigurationsbereich „Teilen", um die plattformweite Freigabefunktion einzuschalten und die Liste der Partnerunternehmen zu verwalten, mit denen Compliance-Elemente ausgetauscht werden dürfen – ohne diesen Schritt erscheint die Freigabeoption nirgendwo sonst in DPMS.

Der Konfigurationsbereich „Teilen" ist der zentrale Hauptschalter für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit in DPMS. Solange Sie die Funktion hier nicht aktivieren, steht die Option zum Teilen einzelner Elemente – etwa Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Assets oder Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOMs) – niemandem im System zur Verfügung. Erst wenn Sie die Funktion einschalten und Partnerunternehmen hinterlegen, können Ihre Kolleginnen und Kollegen Compliance-Objekte mit diesen Partnern direkt aus dem Optionsmenü eines Elements heraus senden und empfangen. Dieser Bereich ist daher immer der erste Schritt, wenn Ihre Organisation einer mehrstufigen Compliance-Gruppe beitritt – beispielsweise wenn ein Mutterkonzern Vorlagen an Tochtergesellschaften verteilt oder ein Auftragsverarbeiter VVT-Einträge von einem Verantwortlichen empfängt.

So öffnen Sie den Bereich

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zur Gruppe Compliance-Einstellungen und wählen Sie den Eintrag Teilen. Der Bereich öffnet sich innerhalb des Compliance-Einstellungen-Layouts.

Berechtigungen: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf den Abschnitt „Compliance-Einstellungen – Teilen", um den Bildschirm sehen zu können. Ohne diese Berechtigung zeigt DPMS statt des Inhalts eine „Verboten"-Seite. Um Änderungen vorzunehmen – also die Funktion ein- oder auszuschalten oder Partnerunternehmen zu verwalten – benötigen Sie zusätzlich Bearbeitungszugriff. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, ist der Bearbeiten-Button ausgegraut und zeigt beim Darüberfahren einen Hinweis auf die fehlende Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihre IT-Administration, wenn Ihre Zugriffsrechte angepasst werden müssen.

So sieht der Bereich aus

Der Bildschirm besteht aus zwei Abschnitten, von denen der zweite nur erscheint, wenn die Teilen-Funktion eingeschaltet ist.

Oben im Hauptbereich befindet sich das Statusfeld „Teilen". Es zeigt eine einzige Zeile: links die Beschriftung „Teilen" und rechts entweder „Aktiv" oder „Inaktiv". In der oberen rechten Ecke dieses Felds befindet sich das Stiftsymbol (Bearbeiten) – das ist Ihr Einstiegspunkt für Änderungen.

Direkt unterhalb des Statusfelds – aber nur wenn Teilen auf „Aktiv" gesetzt ist – erscheint die Tabelle „Geteilt mit Unternehmen". Sie listet alle Partnerunternehmen auf, die als Freigabeziele eingerichtet wurden, mit zwei Spalten: Name und Land. Jede Zeile ist anklickbar und führt zur Detailansicht des jeweiligen Unternehmens. Wurden noch keine Partner hinzugefügt, zeigt die Tabelle einen Leerstand-Platzhalter. Bei inaktiver Freigabe ist die Tabelle vollständig ausgeblendet.

So arbeiten Sie mit diesem Bereich

Freigabe zum ersten Mal aktivieren

Wenn Ihre Organisation die unternehmensübergreifenden Zusammenarbeitsfunktionen von DPMS noch nicht genutzt hat, sehen Sie hier Teilen: Inaktiv. So aktivieren Sie die Funktion:

Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button (Stiftsymbol) oben rechts im Statusfeld. DPMS öffnet das Bearbeitungsformular.
Im Bearbeitungsformular sehen Sie den Schalter „Teilen", der aktuell ausgeschaltet ist (grau). Klicken Sie auf den Schalter – er wird blau und zeigt damit „Aktiv" an.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS sendet die Änderung an den Server, aktualisiert den plattformweiten Zustand und leitet Sie zurück zur Übersichtsseite. Die Statuszeile lautet jetzt „Aktiv".

Sobald Teilen aktiv ist, passieren plattformweit zwei Dinge gleichzeitig: Die Tabelle „Geteilt mit Unternehmen" erscheint auf dieser Seite, und die Option „Teilen" taucht in den Optionsmenüs (⋯) der einzelnen Compliance-Elemente im gesamten DPMS auf. Kein Neuanmelden ist erforderlich – die Änderung wirkt sofort.

Partnerunternehmen zur Freigabeliste hinzufügen

Nachdem Teilen eingeschaltet ist, teilen Sie DPMS mit, mit welchen Organisationen Elemente ausgetauscht werden dürfen. Eine leere Partnerliste bedeutet, dass in der Praxis kein Austausch stattfinden kann.

Öffnen Sie auf der Übersichtsseite „Teilen" die Tabelle „Geteilt mit Unternehmen" und klicken Sie auf den Link oder Button im Tabellenbereich, um die Unternehmens-Bearbeitungsansicht zu öffnen. DPMS navigiert zur Unterseite „Unternehmen".
Auf der Bearbeitungsseite für Unternehmen sehen Sie die vollständige, bearbeitbare Tabelle. Wenn das Partnerunternehmen bereits als Datensatz in Ihrem DPMS existiert, können Sie danach suchen und es direkt verknüpfen. Falls nicht, klicken Sie auf den Erstellen-Button (der animierte Button mit Dropdown-Menü), um einen neuen Unternehmensdatensatz anzulegen. Geben Sie Name und Land des Partners ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen. Das Partnerunternehmen erscheint jetzt in der Tabelle „Geteilt mit Unternehmen", und die Nutzenden Ihrer Organisation können dieses Unternehmen beim Teilen einzelner Elemente als Empfänger auswählen.

Tipp: Sie können beliebig viele Partnerunternehmen hinzufügen. Jedes wird als separater Unternehmensdatensatz in DPMS gespeichert – Name und Land sollten daher die tatsächlichen juristischen Einheiten widerspiegeln, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Freigabe für ein einzelnes Element konfigurieren

Sobald die plattformweite Freigabe aktiv ist und Ihre Partnerunternehmen eingetragen sind, können Ihr Datenschutzteam und Ihre Compliance-Verantwortlichen für jedes Element einzeln festlegen, was geteilt wird. Das geschieht direkt am Element – nicht in diesem Konfigurationsbereich.

Öffnen Sie das Element, das Sie teilen möchten (z. B. einen VVT-Eintrag oder ein Asset).
Klicken Sie in der Detailansicht des Elements auf das ⋯-Menü (Optionsmenü) und wählen Sie Teilen. Dadurch öffnet sich der Tab „Gruppenfreigabe" im Bearbeitungsformular des Elements.
Wählen Sie im Tab „Gruppenfreigabe" das Partnerunternehmen aus und konfigurieren Sie die Freigabeeinstellungen für dieses Element. Speichern Sie das Element.

Der Tab „Gruppenfreigabe" erscheint nur, wenn die plattformweite Freigabe aktiv ist. Wenn Kolleginnen oder Kollegen berichten, dass sie die Option „Teilen" in einem Elementmenü nicht sehen können, prüfen Sie als erstes, ob die Freigabe auf dieser Konfigurationsseite noch eingeschaltet ist.

Konsultierte Elemente empfangen und prüfen

Wenn ein Partnerunternehmen ein Element mit Ihrer Organisation teilt, sehen Ihre Nutzenden es in DPMS als konsultiertes Element – eine schreibgeschützte Kopie mit einem visuellen Hinweis, dass sie von einer anderen Organisation stammt.

Konsultierte Elemente sind bewusst nicht bearbeitbar: Der Bearbeiten-Button ist deaktiviert und der Button für das Aktivitätsprotokoll fehlt. Das ist so beabsichtigt – Ihre Organisation kann den Inhalt lesen und nutzen, aber nicht den Datensatz des Partners verändern. Selbst Nutzende mit vollen Bearbeitungsrechten sehen dieses Verhalten bei konsultierten Elementen, was erfahrene Anwenderinnen und Anwender manchmal überrascht. Es handelt sich nicht um ein Berechtigungsproblem, sondern um das grundlegende Funktionsprinzip des Konsultationsmodells.

Freigabe deaktivieren

Wenn Ihre Organisation alle Freigabearrangements beenden möchte – etwa nach einer Konzernrestrukturierung – können Sie die Funktion abschalten, ohne Ihre Konfiguration zu verlieren:

Klicken Sie auf Bearbeiten im Statusfeld „Teilen".
Schalten Sie den Schalter „Teilen" aus (zurück auf grau).
Klicken Sie auf Speichern.

Die Statuszeile wechselt zu „Inaktiv", die Tabelle „Geteilt mit Unternehmen" verschwindet, und die Option „Teilen" verschwindet aus den Optionsmenüs aller Elemente in der gesamten Anwendung. Wichtig: Ihre Partnerliste wird dabei nicht gelöscht – alle zuvor konfigurierten Unternehmen bleiben gespeichert. Wenn Sie die Freigabe später wieder aktivieren, erscheinen sie sofort wieder. Stellen Sie sich diesen Schalter als organisationsweites Ausblenden der Freigabefunktion vor – nicht als Löschen.

Feldbeschreibungen

Schalter „Teilen" (im Bearbeitungsformular)
Der einzige Ein/Aus-Schalter für die plattformweite Freigabefunktion. Wenn er auf „Aktiv" (blau) gesetzt ist, erscheint die Freigabe-Benutzeroberfläche in ganz DPMS. Bei „Inaktiv" (grau) sind alle freigabebezogenen Steuerelemente überall ausgeblendet. Neu angelegte Organisationen starten standardmäßig mit inaktiver Freigabe.

Name (im Unternehmensdatensatz)
Der Name des Partnerunternehmens. Unterstützt mehrere Sprachen. Wird in der Tabelle „Geteilt mit Unternehmen" angezeigt. In der Praxis erforderlich – ein Unternehmensdatensatz ohne Namen lässt sich schwer identifizieren.

Land (im Unternehmensdatensatz)
Das Land des Partnerunternehmens. Optional, aber hilfreich zur Unterscheidung von Unternehmen mit ähnlichen Namen in verschiedenen Rechtsordnungen. Wird in der Tabelle „Geteilt mit Unternehmen" angezeigt.

So ist dieser Bereich mit dem Rest von DPMS verbunden

Der Konfigurationsbereich „Teilen" bildet das Fundament für alle elementbezogenen Freigaben in DPMS. Sein Aktiv/Inaktiv-Status steuert ein Flag, das jedes Mal geprüft wird, wenn das Optionsmenü eines Elements aufgebaut wird. Ist das Flag inaktiv, zeigt kein Element in ganz DPMS – kein VVT-Eintrag, keine TOM, kein Asset – die Option „Teilen", unabhängig davon, welche Berechtigungen einzelne Nutzende haben.

Nachdem Sie hier die Freigabe aktiviert und Partnerunternehmen eingetragen haben, sind Ihre nächsten Schritte die einzelnen Elemente, die geteilt werden sollen. Von der Detailansicht eines Elements aus führt der Weg über das ⋯-Menü → Teilen zum Tab „Gruppenfreigabe", wo die elementspezifischen Einstellungen vorgenommen werden. Diese Konfigurationsseite muss nicht für jedes Element erneut aufgerufen werden – sie ist eine einmalige (oder gelegentliche) Plattformkonfiguration, kein elementbezogener Workflow.

Prüfende, die Ihre DPMS-Konfiguration überprüfen, finden hier eine vollständige schreibgeschützte Übersicht über den Freigabestatus und die gesamte Partnerliste – auch ohne Bearbeitungsrechte.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Das Deaktivieren der Freigabe löscht weder Ihre Partnerliste noch den Freigabeverlauf. Es blendet lediglich die gesamte Freigabe-Benutzeroberfläche aus. Eine erneute Aktivierung stellt alles sofort wieder her.

Tipp: Wenn jemand berichtet, dass die Option „Teilen" aus Elementmenüs verschwunden ist, prüfen Sie zuerst diese Seite – meistens wurde der plattformweite Schalter versehentlich ausgeschaltet.

Das Bearbeitungsformular speichert keine Entwürfe. Wenn Sie das Formular öffnen, den Schalter ändern und dann ohne Speichern wegnavigieren, geht Ihre Änderung verloren. Bei der Rückkehr öffnet sich das Formular in einem leeren Zustand. Eine automatische Speicherung oder Entwurfsfunktion gibt es hier nicht.
Bei einem Speicherfehler zeigt der Schalter möglicherweise einen falschen Zustand an. Ein Netzwerkfehler beim Speichern kann dazu führen, dass der Schalter visuell in seiner neuen Position verbleibt, obwohl das System nicht aktualisiert wurde. Im Zweifelsfall lädt ein Neuladen der Seite den tatsächlich gespeicherten Zustand zuverlässig.
Die Unternehmens-Bearbeitungsseite ist nur sinnvoll nutzbar, wenn Teilen aktiv ist. Technisch gesehen können Sie die Unterseite jederzeit aufrufen, aber das Hinzufügen von Partnerunternehmen bei inaktiver Freigabe ist wirkungslos – sie nehmen an keinen Freigabe-Workflows teil, solange der Hauptschalter nicht eingeschaltet ist.
Konsultierte Elemente sind absichtlich schreibgeschützt – kein Fehler. Wenn Ihre Organisation ein geteiltes Element von einem Partner empfängt, ist der Bearbeiten-Button bewusst deaktiviert. Das betrifft auch Nutzende mit den höchsten Berechtigungen. Bereiten Sie Ihr Team darauf vor, damit keine unnötigen Support-Anfragen wegen vermeintlich fehlender Rechte entstehen.
Beim Speichern werden zwei interne Zustände gleichzeitig aktualisiert. Wenn Sie die Freigabe umschalten und speichern, aktualisiert DPMS im Hintergrund zwei verschiedene Zustandsspeicher gleichzeitig. Im Normalbetrieb ist das nahtlos – wenn die Freigabe-Benutzeroberfläche nach einer Änderung jedoch in verschiedenen Bereichen der Anwendung widersprüchlich angezeigt wird, behebt ein vollständiges Neuladen der Seite (F5) das Problem zuverlässig.