KI-Zugangsdaten

KI-Zugangsdaten

Die Seite „KI-Zugangsdaten" ist der zentrale Konfigurationspunkt, an dem Ihre Organisation einen externen KI-Anbieter mit Priverion DPMS verbindet. Solange hier keine gültigen Zugangsdaten gespeichert und als aktiv markiert sind, bleiben sämtliche KI-gestützten Funktionen der Plattform deaktiviert – darunter das automatische Erstellen von Beschreibungen, das Zusammenfassen von Dokumenten und die KI-Unterstützung beim Verfassen von Compliance-Texten. Diese Seite ist kein optionaler Einstellungsbereich, sondern eine Voraussetzung: Erst wenn Sie hier einen aktiven Anbieter konfiguriert haben, werden die KI-Schaltflächen in ROPA-Einträgen, Lieferantenbefragungen, Asset-Beschreibungen und anderen Modulen verfügbar. IT-Administratoren besuchen diese Seite bei der Ersteinrichtung der Plattform und danach immer dann, wenn der Anbieter gewechselt, ein API-Schlüssel rotiert oder die KI-Integration vorübergehend deaktiviert werden soll.

So öffnen Sie die Seite

Wechseln Sie über die Hauptnavigation zu IT-Einstellungen. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Abschnitt KI und wählen Sie dort Zugangsdaten aus. Die Brotkrumennavigation am oberen Seitenrand bestätigt Ihren Standort: IT-Einstellungen › KI › Zugangsdaten.

Zum Anzeigen der Seite benötigen Sie die Berechtigung zum Lesen der IT-Einstellungen (KI). Ohne diese Berechtigung wird Ihnen eine Zugriff-verweigert-Seite angezeigt. Um die Konfiguration bearbeiten zu können, benötigen Sie zusätzlich die Bearbeitungsberechtigung für die IT-Einstellungen (KI). Wenn Sie die Zusammenfassungsansicht sehen können, aber nicht bearbeiten dürfen, wird ein Klick auf Bearbeiten zur Zugriff-verweigert-Seite führen – dieses Verhalten ist für Rollen wie Compliance-Beauftrage ohne Bearbeitungsrecht so vorgesehen.

Aufbau der Seite

Die Seite hat zwei Modi, die unter derselben URL erreichbar sind: eine Zusammenfassungsansicht (Standardansicht) und ein Bearbeitungsformular, das aus der Zusammenfassungsansicht heraus geöffnet wird.

In der Zusammenfassungsansicht nimmt eine einzelne Karte die Seite ein. Ihre Überschrift lautet KI-Zugangsdaten, und in der oberen rechten Ecke befindet sich eine Bearbeiten-Schaltfläche. Der Karteninhalt zeigt die aktuell gespeicherte Konfiguration als beschriftete Zeilen. Sind noch keine Zugangsdaten gespeichert, lautet der einzige Eintrag Anbieter: Kein aktiver Anbieter konfiguriert. Sobald Zugangsdaten vorhanden sind, sehen Sie den Anbieternamen, einen teilweise maskierten API-Schlüssel, das ausgewählte Standardmodell, die Token-Limits dieses Modells und eine Statuszeile mit dem Wert Aktiv oder Inaktiv.

Ein Klick auf Bearbeiten ersetzt die Karte durch ein breitflächiges Formular. Ein Zurück-Pfeil in der oberen linken Ecke bringt Sie ohne Speichern zur Zusammenfassungsansicht zurück. Das Formular zeigt alle Eingabefelder untereinander, wobei ein blauer Akzentstreifen zusammengehörende Felder visuell gruppiert. Am unteren Rand befindet sich die Speichern-Schaltfläche.

Arbeiten mit dieser Seite

KI-Anbieter zum ersten Mal einrichten

Wenn DPMS gerade installiert wurde und noch keine KI-Zugangsdaten gespeichert sind, zeigt die Karte Kein aktiver Anbieter konfiguriert. Um die KI einzurichten, klicken Sie auf Bearbeiten.

Wählen Sie zunächst Ihren Anbieter: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste KI-Anbieter und wählen Sie das KI-Unternehmen aus, bei dem Ihre Organisation einen API-Zugang hat – beispielsweise Anthropic, OpenAI oder Google. Sobald Sie eine Auswahl treffen, erweitert sich das Formular um die spezifischen Felder des gewählten Anbieters. Bei Anthropic und OpenAI erscheint ein Feld API-Schlüssel; bei Google können zusätzliche Optionen hinzukommen.

Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein, indem Sie in das entsprechende Feld klicken und den Schlüssel aus der Entwicklerkonsole Ihres Anbieters eintippen oder einfügen.

Klicken Sie anschließend auf die Dropdown-Liste Standardmodell und wählen Sie das Modell, das DPMS für alle KI-gestützten Operationen verwenden soll. Direkt nach der Auswahl erscheinen unterhalb der Dropdown-Liste zwei Angaben in kleiner grauer Schrift: das Kontextfenster (z. B. 200.000 Token) und die Maximale Ausgabe (z. B. 8.192 Token). Diese Werte geben Auskunft darüber, wie viel Inhalt das KI-Modell in einer Anfrage verarbeiten und wie lang seine Antworten werden können.

Aktivieren Sie anschließend den Schalter Aktiviert, sodass er blau leuchtet. Dieser Schritt macht die Integration tatsächlich live – ohne ihn werden die Zugangsdaten zwar gespeichert, aber KI bleibt in der gesamten Plattform deaktiviert. Klicken Sie dann auf Speichern. Eine Erfolgsmeldung bestätigt den Vorgang, und Sie werden zur Zusammenfassungsansicht zurückgeführt, die nun Anbieternamen, maskierten API-Schlüssel, Modellname, Token-Limits und den Status Aktiv anzeigt. Ab diesem Moment sind KI-Schaltflächen in der gesamten DPMS-Plattform verfügbar.

Vorhandene Zugangsdaten aktualisieren (API-Schlüssel rotieren oder Modell wechseln)

Wenn Ihr Anbieter einen neuen API-Schlüssel ausgestellt hat – zum Beispiel im Rahmen einer Sicherheitsrotation – oder wenn Sie auf ein neueres Modell wechseln möchten, öffnen Sie die Seite und klicken Sie auf Bearbeiten.

Das Formular lädt Ihre bestehende Konfiguration vor. Das Feld für den API-Schlüssel zeigt eine maskierte Vorschau wie sk-***. Sie müssen den Schlüssel nicht erneut eingeben, wenn Sie nur das Modell ändern möchten. Klicken Sie einfach auf die Dropdown-Liste Standardmodell, wählen Sie das neue Modell aus, prüfen Sie die aktualisierten Token-Limits darunter, und klicken Sie auf Speichern. Der bestehende Schlüssel bleibt erhalten, weil Sie das Schlüsselfeld nicht angeklickt haben.

Falls Sie den API-Schlüssel tatsächlich aktualisieren müssen, klicken Sie in das API-Schlüssel-Feld. Die maskierte Vorschau wird gelöscht, und das Feld wechselt in einen sicheren Eingabemodus. Tippen oder fügen Sie Ihren neuen Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Der alte Schlüssel wird ersetzt.

Wichtig: Wenn Sie die Dropdown-Liste KI-Anbieter ändern, wird das gesamte Formular sofort und ohne Vorwarnung zurückgesetzt – Ihr neuer API-Schlüssel, die Modellauswahl und der Aktiviert-Schalter werden alle gelöscht. Wählen Sie daher zuerst den Anbieter aus, bevor Sie die anderen Felder ausfüllen.

KI-Funktionen vorübergehend deaktivieren

Wenn Sie alle KI-Funktionen in DPMS abschalten möchten, ohne die Zugangsdaten zu löschen – etwa während eines Audit-Zeitraums oder bei einer unerwarteten Kostensteigerung – öffnen Sie die Seite und klicken Sie auf Bearbeiten. Stellen Sie den Schalter Aktiviert auf die deaktivierte Position (grau). Klicken Sie auf Speichern. Die Zugangsdaten bleiben gespeichert, aber alle KI-Schaltflächen und Autogenerierungsoptionen in der gesamten Plattform sind ab sofort für alle Benutzer deaktiviert. Sie können die KI jederzeit wieder einschalten, indem Sie hierher zurückkehren und Aktiviert erneut einschalten.

Google Vertex AI konfigurieren

Wenn Ihre Organisation Google-KI über die eigene Google-Cloud-Infrastruktur (Vertex AI) statt über die öffentliche API nutzt, wählen Sie Google in der Dropdown-Liste KI-Anbieter. Ein Umschalter für die Vertex-AI-Option erscheint im Formular. Aktivieren Sie diesen Schalter: Darunter erscheinen zwei weitere Felder – Projekt und Standort. Geben Sie Ihre Google-Cloud-Projekt-ID und die Compute-Region ein (z. B. us-central1). Füllen Sie die weiteren erforderlichen Zugangsdatenfelder aus, wählen Sie Ihr Standardmodell, aktivieren Sie den Schalter Aktiviert und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie den Vertex-AI-Schalter später deaktivieren und erneut speichern, werden die Felder für Projekt und Standort aus der Übermittlung ausgeschlossen – auch wenn sie noch ausgefüllt erscheinen. Dieses Verhalten ist so beabsichtigt.

Aktuelle KI-Konfiguration prüfen (nur lesen)

Als Compliance-Beauftragter oder Risikomanager, der vor der Nutzung KI-generierter Inhalte in einer DSFA oder Lieferantenbeurteilung wissen möchte, welches Modell gerade aktiv ist, navigieren Sie zu IT-Einstellungen › KI › Zugangsdaten. Die Zusammenfassungskarte zeigt auf einen Blick alles Relevante: Anbietername, Modellname, Kontextfenster, maximale Ausgabe und ob die Integration aktiv oder inaktiv ist. Dafür benötigen Sie keine Bearbeitungsberechtigung – die Leseberechtigung genügt. Ein Klick auf Bearbeiten führt ohne die entsprechende Berechtigung zur Zugriff-verweigert-Seite.

Feldbeschreibung

• KI-Anbieter — Das externe Unternehmen, dessen API DPMS aufruft. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen in der Dropdown-Liste. Pflichtfeld. Wenn Sie dieses Feld ändern, werden alle anderen Felder sofort zurückgesetzt.
• API-Schlüssel — Die geheime Zugangsdaten-Zeichenkette, die Ihr KI-Anbieter ausgestellt hat. Beim Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration zeigt das Feld zunächst eine maskierte Vorschau (z. B. sk-***). Klicken Sie in das Feld nur dann, wenn Sie den Schlüssel ersetzen möchten. Wenn Sie das Feld nicht anklicken, wird der gespeicherte Schlüssel unverändert übermittelt. Pflichtfeld für alle Anbieter.
• Standardmodell — Das KI-Modell, das DPMS für alle KI-gestützten Operationen verwendet. Nach der Auswahl werden Kontextfenster und maximale Ausgabegröße des Modells unterhalb des Feldes angezeigt. Pflichtfeld für alle Anbieter.
• Reasoning Effort (nur OpenAI, bestimmte Modelle) — Erscheint automatisch, wenn Sie ein OpenAI-Modell wählen, das erweitertes Denken unterstützt. Verschwindet, wenn Sie auf ein Modell wechseln, das diese Funktion nicht unterstützt. Optional; das Feld wird bei der Übermittlung weggelassen, wenn das gewählte Modell es nicht unterstützt.
• Vertex AI (nur Google) — Wechselt die Google-Authentifizierung von der öffentlichen API auf Ihre eigene Google-Cloud-Infrastruktur. Wenn aktiviert, werden die Felder Projekt und Standort zu Pflichtfeldern.
• Projekt (nur Google Vertex AI) — Ihre Google-Cloud-Projekt-ID. Nur erforderlich, wenn der Vertex-AI-Schalter aktiviert ist.
• Standort (nur Google Vertex AI) — Die Google-Cloud-Compute-Region, in der Ihre KI-Aufgaben ausgeführt werden. Beispiel: us-central1. Nur erforderlich, wenn der Vertex-AI-Schalter aktiviert ist.
• Aktiviert — Steuert, ob die gespeicherten Zugangsdaten die aktive KI-Integration der gesamten Plattform darstellen. Muss eingeschaltet sein, damit KI-Funktionen verfügbar sind. Wird bei jedem Anbieterwechsel auf „aus" zurückgesetzt. Wenn dieser Schalter deaktiviert bleibt, ist KI in der gesamten Plattform deaktiviert, selbst wenn alle anderen Felder gültig ausgefüllt sind.

Zusammenhang mit dem Rest von DPMS

Die Seite „KI-Zugangsdaten" ist eine Voraussetzung für nahezu alle KI-gestützten Funktionen in Priverion DPMS. Keine andere Seite leitet Sie automatisch hierher weiter – Sie navigieren bewusst über das IT-Einstellungen-Menü dorthin –, aber die Auswirkungen Ihrer Konfiguration sind in der gesamten Plattform spürbar.

Nach dem Speichern aktiver Zugangsdaten passieren zwei Dinge sofort plattformweit: Ein Flag wird gesetzt, das jedem Modul mitteilt, ob KI verfügbar ist, und die Kontextfenstergröße des gewählten Modells wird gespeichert, damit Module, die lange Dokumente an die KI senden, die Nutzer warnen können, wenn ein Dokument für das Modell zu umfangreich ist. In der Praxis bedeutet das: KI-Schaltflächen in ROPA-Einträgen, Lieferantenbefragungen, Asset-Beschreibungen, DSFA-Formularen und ähnlichen Seiten werden ausschließlich auf Basis der hier gespeicherten Konfiguration aktiviert oder deaktiviert.

Die Plattform speichert immer nur eine aktive KI-Konfiguration. Wenn Sie neue Zugangsdaten speichern, wird die vorherige Konfiguration vollständig ersetzt. Falls andere Benutzer zum Zeitpunkt des Anbieterwechsels gerade KI-Funktionen verwenden, können sie kurzzeitig Fehler erleben oder sehen, wie KI-Schaltflächen nicht mehr verfügbar sind. Planen Sie Anbieterwechsel daher nach Möglichkeit in Zeiten mit geringer Nutzungsaktivität.

Nachdem Sie diese Seite abgeschlossen haben, sollten Sie die KI-Integration in der Praxis überprüfen, indem Sie eine Seite mit einer KI-Schaltfläche besuchen – zum Beispiel einen ROPA-Eintrag öffnen und versuchen, eine Beschreibung automatisch zu generieren. Wenn KI-Funktionen nach dem Speichern aktiver Zugangsdaten nicht verfügbar sind, prüfen Sie, ob der Schalter Aktiviert beim Speichern eingeschaltet war.

Tipps und häufige Fehlerquellen

Wichtig: Das Ändern der Dropdown-Liste KI-Anbieter löscht sofort alle anderen Felder – ohne Warnung und ohne Rückgängig-Machen. Wählen Sie daher immer zuerst den Anbieter aus, bevor Sie den API-Schlüssel eingeben oder ein Modell wählen.

Tipp: Um nur das Standardmodell zu ändern, ohne den API-Schlüssel erneut einzugeben, öffnen Sie das Bearbeitungsformular, ändern Sie die Modell-Dropdown-Liste und klicken Sie auf Speichern, ohne das API-Schlüssel-Feld anzuklicken. Der maskierte Schlüssel wird unverändert übermittelt.

• Der Schalter „Aktiviert" wird bei jedem Anbieterwechsel auf „aus" zurückgesetzt. Nachdem Sie alle Felder für einen neuen Anbieter ausgefüllt haben, denken Sie daran, Aktiviert wieder einzuschalten – andernfalls bleibt KI deaktiviert, auch wenn gültige Zugangsdaten gespeichert sind.
• Token-Limits sind informativ, keine Garantie. Die Werte für Kontextfenster und maximale Ausgabe stammen aus einer Referenztabelle auf dem Server und spiegeln möglicherweise nicht Ihre tatsächlichen Nutzungsgrenzen oder Tarifbeschränkungen beim Anbieter wider. Überprüfen Sie Ihren Zugangsstatus stets in der Entwicklerkonsole Ihres Anbieters.
• Es gibt immer nur eine Konfiguration. Neue Zugangsdaten ersetzen die vorherigen vollständig. Es gibt innerhalb von DPMS keine Versionshistorie oder Möglichkeit zur Wiederherstellung.
• Lesezugriff reicht für Prüfzwecke. Compliance-Beauftragte und Auditoren, die lediglich prüfen möchten, welches Modell aktiv ist und welche Fähigkeiten es hat, können diese Seite mit der Leseberechtigung allein aufrufen. Alle relevanten Informationen sind in der Zusammenfassungskarte sichtbar.