Dokumente und Richtlinien

Übersicht

Die effiziente Bereitstellung und Verwaltung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit. Diese Seite bietet Ihnen alle wichtigen Funktionen zur Verwaltung Ihrer Dokumentation. Sie können Dokumente hochladen, aktualisieren, verwalten und mit Elementen in der Plattform verknüpfen.

Auf der Übersichtsseite sind die Dokumente in Kategorien unterteilt: Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung. Klicken Sie auf ein vorhandenes Dokument, um es zu verwalten, oder erstellen Sie ein Neues.

Erstellen eines neuen Dokuments

Wie bei jedem Element können Sie das Dokument manuell erstellen oder eines aus einer anderen Organisation herunterladen. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die manuelle Erstellung und die Funktion des mehrfachen Uploads. Lesen Sie den entsprechenden Leitfaden, um mehr über das Herunterladen eines Elements zu erfahren.

Manuelle Erstellung

So erstellen Sie ein Dokument:

• Klicken Sie Erstellen und wählen Sie Dokument erstellen.
• Wählen Sie die verantwortliche Person aus und legen Sie den Status fest. 
• Benennen Sie das Dokument.
• Wählen Sie den Typ, das kann entweder ein Dokument oder ein Link sein.
• Sie können eine oder mehrere Organisatorische Einheiten aus dem Dropdown-Menü auswählen.
• Die Klassifikation ist ein frei wählbares Attribut, das für organisatorische Zwecke verwendet wird.
• Sowohl organisatorische Einheiten als auch Attribute können bei Bedarf direkt erstellt werden, indem Sie den Namen ins Feld eingeben und dann auswählen.
• Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.

Datei

Auf der nächsten Seite können Sie je nach gewähltem Typ die eigentlichen Dateien hochladen oder den Link eingeben.

• Dateien hochladen: Ziehen Sie die Datei ins graue Feld oder klicken Sie darauf, um die Datei direkt von Ihrem Computer auszuwählen.
• Link eingeben: Geben Sie den Link direkt in das dafür vorgesehene Feld ein.

Klicken Sie nach dem Hochladen aller erforderlichen Dokumente auf Speichern.

Mehrfacher Upload

Eine einfache Methode zum Hochladen mehrere neuer Dokumente gleichzeitig besteht darin, die Mehrfacher Upload-Funktion zu benutzen.

• Klicken Sie auf Mehrfacher Upload.
• Ziehen Sie alle Dateien, die Sie hochladen möchten, in das graue Feld und legen Sie sie dort ab. Alternativ klicken Sie in das Feld und wählen die Dateien von Ihrem Computer aus.
• Für jede Datei wird automatisch ein Dokument erstellt, benannt und mit der Datei verknüpft.
• Sie finden die neu erstellten Dokumente unter der Registerkarte Entwurf und können die Dokumenteninformationen wie weiter unten beschrieben individuell anpassen.

Verwalten eines Dokuments

Klicken Sie in der Übersicht auf ein Dokument, um es zu verwalten. 

Allgemein

Auf der Registerkarte Allgemein stehen Ihnen allgemeine Informationen zum Dokument zur Verfügung. 

• Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie diese Informationen ändern oder ergänzen.
• Wie bei den meisten Elementen können Sie es Teilen, den Zugang verwalten oder eine Notiz hinzufügen, indem Sie rechts auf Notizen klicken.

Datei

Auf der Registerkarte Datei sehen Sie die eigentlichen Dateien. Die Art des Dokuments kann je nach Inhalt stark variieren – von ausführlichen PDF-Berichten bis hin zu einfachen Screenshots. Sie können mit einem Klick auf das entsprechende Symbol PDFs öffnen oder Dateien herunterladen. 

Laden Sie bei Bedarf mehr Dateien hoch:

• Dokumente: Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das graue Feld, oder klicken Sie in das Feld, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen. 
• Link: Falls es sich beim Dokument um einen Link handelt, wird dieser auf der Seite angezeigt. Sie können den Link direkt öffnen. Mit einem Klick auf Bearbeiten können Sie den Link bei Bedarf ändern oder mehr Links hinzufügen.

Verknüpfte Elemente

Die Registerkarte Verknüpfte Elemente zeigt alle Elemente in Ihrer Plattform, die mit dem Dokument verknüpft sind, wie z.B. Verarbeitungstätigkeiten, Lieferanten oder Datenerhebungspunkte. 

• Die Verknüpfung von Dokumenten erfolgt über die Verwaltung der entsprechenden Elemente.
• In den meisten Elementen finden Sie eine eigene Registerkarte Dokumente, auf der Sie die Dokumente für dieses Element hinzufügen können.
• Um eine Verknüpfung zu lösen, wählen Sie die Kästchen der Elemente aus und klicken im schwarzen Balken rechts auf das Papierkorb-Icon.

Massnahmen

Falls das Dokument mit einer internationalen Norm verknüpft wurde, werden die spezifischen Massnahmen der Norm unter dieser Registerkarte angezeigt.

• Sie sehen sowohl den Massnahmenname als auch den zugehörigen Standard.
• Durch Klicken auf eine Massnahme gelangen Sie direkt zur entsprechenden Norm.

Aufgaben

Auf der Registerkarte Aufgaben finden Sie die mit Ihrem Dokument verlinkte Aufgaben. 

• Um ein neue Aufgabe zu verlinken klicken Sie auf Hinzufügen.
• Wählen Sie eine Aufgabe aus der Bibliothek aus
• Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um die Aufgabe zu verknüpfen.
• Sie können auch eine neue Aufgabe erstellen, indem Sie auf Erstellen klicken. Um mehr zu erfahren, folgen Sie den Schritten im Leitfaden über Aufgaben.

Fragebögen

Auf der Registerkarte Fragebögen finden Sie alle Fragebögen, die mit diesem Dokument verknüpft sind. 

• Mit Hinzufügen können Sie Assessments verknüpfen. 
• Wählen Sie ein vorhandenes aus, und klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, 
• Erstellen Sie ein neues Assessment, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken. Folgen Sie dem Leitfaden über Fragebögen, um mehr zu erfahren.

Automatisierungen

Unter der Registerkarte Automatisierungen können Sie erforderliche Aktionen einsehen oder einen neuen Workflow auslösen.