Compliance-Sharing-Einstellungen

Konfigurieren Sie, wie Elemente zwischen Unternehmen Ihrer Gruppe geteilt werden.

Der Bildschirm „Compliance-Sharing-Einstellungen" ist die zentrale Steuerungsstelle für die unternehmensübergreifende Datenzusammenarbeit innerhalb Ihrer DPMS-Gruppe. Hier entscheiden Sie, ob Ihre Organisation ihre Compliance-Daten – etwa Verarbeitungsverzeichnisse, Risikobewertungen und Richtlinien – mit anderen juristischen Einheiten Ihrer Gruppe teilt, und welche dieser Einheiten konkret Zugriff erhalten. Wenn Sie als Datenschutzbeauftragter (DSB), Compliance-Manager oder IT-Administrator in einem Multi-Unternehmen-Umfeld tätig sind, ist dies der Bildschirm, auf dem Sie das unternehmensübergreifende Sharing einrichten, anpassen oder beenden. Eine korrekte Konfiguration ist wichtig: Der Sharing-Schalter und die Liste der Partnerunternehmen legen gemeinsam fest, welche Daten zwischen Organisationen fließen – mit direkten Auswirkungen auf die Datensparsamkeitspflichten nach DSGVO und ähnlichen Regelungen.

So öffnen Sie diesen Bildschirm

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Gruppeneinstellungen. Wählen Sie dort Sharing aus dem Navigationsmenü. Die Seite lädt sofort unter /compliance/settings/sharing.

Hinweis: Um diese Seite aufzurufen, benötigen Sie mindestens Leserechte für die Compliance-Sharing-Einstellungen. Ohne diese Berechtigung zeigt DPMS eine standardmäßige „403 Verboten"-Seite – keine Teilinhalte, keine Navigation. Um Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie zusätzlich Bearbeitungsrechte. Wenn Sie die Seite sehen, der Bearbeiten-Button jedoch ausgegraut ist, hat Ihr Konto Lesezugriff, aber keine Bearbeitungsrechte.

Was Sie auf diesem Bildschirm sehen

Der Bildschirm befindet sich innerhalb der Gruppeneinstellungen-Oberfläche. Auf der linken Seite ist die vertikale Einstellungsnavigation zu sehen – „Sharing" ist als aktiver Menüpunkt hervorgehoben. Der Hauptinhaltsbereich rechts enthält alle nachfolgend beschriebenen Elemente.

Oben im Inhaltsbereich befindet sich eine übersichtliche Karte mit der Bezeichnung Sharing. Sie zeigt eine einzelne beschriftete Zeile: links das Wort „Sharing" und rechts entweder Aktiv oder Inaktiv – je nachdem, ob das Sharing für Ihre Organisation derzeit aktiviert ist. Rechts neben dem Kartentitel befindet sich ein Stift-Symbol (Bearbeiten). Wenn Ihr Konto Bearbeitungsrechte hat, gelangen Sie durch einen Klick darauf zum Bearbeitungsformular. Haben Sie nur Leserechte, ist das Symbol optisch deaktiviert, und ein Tooltip beim Darüberfahren erklärt, dass die erforderliche Berechtigung fehlt.

Direkt unterhalb der Statuskarte – jedoch nur, wenn Sharing aktuell Aktiv ist – erscheint eine Tabelle mit allen Unternehmen, mit denen Ihre Organisation derzeit Daten teilt. Jede Zeile zeigt den Namen und das Land des Partnerunternehmens. Ist Sharing Inaktiv, ist diese Tabelle vollständig ausgeblendet; es gibt keine Leer-Zustandsmeldung, sie wird schlicht nicht angezeigt.

So arbeiten Sie mit diesem Bildschirm

Angenommen, Ihr DSB hat Sie gebeten, das Daten-Sharing mit einer Muttergesellschaft zu aktivieren. Wenn Sie auf der Sharing-Seite landen, zeigt die Statuszeile Inaktiv und es ist keine Unternehmenstabelle sichtbar.

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts neben dem Titel der Karte „Sharing". DPMS navigiert Sie zum Bearbeitungsformular.
Im Bearbeitungsformular sehen Sie einen einzigen Schalter mit der Bezeichnung Sharing, der sich aktuell in der Aus-Position befindet (grauer Hintergrund). Klicken Sie auf den Schalter – er wird blau und zeigt damit an, dass er nun aktiviert ist.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS übermittelt Ihre Änderung an den Server. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigungsmeldung, und Sie werden zur Sharing-Übersichtsseite weitergeleitet.

Zurück auf der Übersichtsseite zeigt die Statuszeile nun Aktiv. Unterhalb der Statuskarte ist ein neuer Bereich erschienen: die Tabelle „Geteilt mit Unternehmen". Sie ist zunächst leer, da Sie das Sharing zwar aktiviert, aber noch keine Partnerunternehmen konfiguriert haben. Sharing ist grundsätzlich aktiv, aber es werden erst dann tatsächlich Daten geteilt, wenn mindestens ein Partnerunternehmen hinzugefügt wurde.

Tipp: Das Aktivieren von Sharing ohne das Hinzufügen von Partnerunternehmen hat keine praktischen Auswirkungen auf Ihre Daten. Führen Sie immer beide Schritte aus: Sharing aktivieren und anschließend Partnerunternehmen konfigurieren.

Schlägt das Speichern fehl – beispielsweise weil ein anderer Benutzer denselben Datensatz während Ihrer Bearbeitung geändert hat –, erscheint eine Fehlermeldung und Sie bleiben auf der Bearbeitungsseite. Laden Sie die Seite neu, um die aktuellen Daten zu erhalten, bevor Sie es erneut versuchen.

Partnerunternehmen nach der Aktivierung hinzufügen

Mit aktiviertem Sharing und leerer Unternehmenstabelle besteht der nächste Schritt darin, die Organisationen hinzuzufügen, die Zugriff erhalten sollen.

Navigieren Sie zur Unternehmens-Bearbeitungsseite (erreichbar über den Gruppeneinstellungsbereich). Diese ist eine separate Seite, getrennt von der Seite zur Bearbeitung des Sharing-Schalters.
Die Seite zeigt eine Liste der aktuell verknüpften Unternehmen – in diesem Fall leer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben rechts in der Tabelle. Ein kleines Menü erscheint mit den verfügbaren Optionen zum Hinzufügen eines Unternehmens.
Wählen Sie die Option zum Verknüpfen eines bestehenden Unternehmens. Ein Suchfeld erscheint – geben Sie den Namen der Partnerorganisation ein (z. B. Ihre Muttergesellschaft) und wählen Sie sie aus den Ergebnissen aus. Das Unternehmen erscheint als neue Zeile in der Tabelle.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS übermittelt Ihre aktualisierte Partnerliste an den Server.

Bei Erfolg erscheint eine Bestätigungsmeldung. Wenn Sie zur Sharing-Übersichtsseite zurückkehren, zeigt die Unternehmenstabelle nun die neu hinzugefügte Organisation mit Name und Land. Ab diesem Moment wird dieses Unternehmen plattformweit als Sharing-Partner erkannt.

Hinweis: Die Unternehmens-Bearbeitungsseite und die Seite zur Bearbeitung des Sharing-Schalters sind zwei separate Bearbeitungsbildschirme. Es gibt kein einziges Formular, das beides vereint. Wenn Sie beides konfigurieren möchten, navigieren Sie nacheinander zu jeder Seite.

Weiteres Partnerunternehmen hinzufügen oder bestehende verwalten

Durch erneuten Aufruf der Unternehmens-Bearbeitungsseite können Sie jederzeit weitere Organisationen hinzufügen oder überprüfen, wer bereits aufgeführt ist. Ein Klick auf eine beliebige Zeile in der Unternehmenstabelle – sowohl auf der Übersichtsseite als auch auf der Bearbeitungsseite – navigiert Sie zur Detailansicht des jeweiligen Unternehmens.

Wenn die unternehmensübergreifende Sharing-Vereinbarung Ihrer Organisation beendet worden ist, können Sie es in zwei Schritten abschalten.

Klicken Sie auf der Sharing-Übersichtsseite auf das Bearbeiten-Symbol der Karte „Sharing". Das Bearbeitungsformular öffnet sich.
Klicken Sie auf den Schalter, um ihn von Blau (ein) auf Grau (aus) umzustellen. Klicken Sie auf Speichern.

Bei Erfolg aktualisiert DPMS das Sharing-Flag Ihrer Organisation und leitet Sie zurück zur Übersichtsseite. Die Unternehmenstabelle unterhalb der Statuskarte verschwindet sofort – sie wird immer ausgeblendet, wenn Sharing inaktiv ist. Wichtig: Die Partnerunternehmen-Datensätze selbst werden nicht gelöscht. Wenn Sie das Sharing zu einem späteren Zeitpunkt erneut aktivieren, erscheinen diese Unternehmen automatisch wieder in der Tabelle. Es gehen keine Daten verloren.

Hinweis: Das Deaktivieren von Sharing entfernt die Option „Sharing" aus dem Optionsmenü jedes einzelnen Compliance-Elements (Verarbeitungsverzeichnisse, Assets, Anbieter usw.) in der gesamten Plattform – für alle Benutzer in Ihrer Sitzung sofort. Andere Benutzer sehen die Änderung nach ihrem nächsten Seitenaufruf.

Konfiguration vor einer Prüfung überprüfen (nur Lesezugriff)

Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie die vollständige Konfiguration trotzdem einsehen. Die Statuskarte zeigt „Aktiv" oder „Inaktiv", und wenn Sharing aktiv ist, ist die vollständige Liste der Partnerunternehmen mit Namen und Ländern sichtbar. Das Bearbeiten-Symbol ist ausgegraut und ein Tooltip erklärt die Berechtigungsbeschränkung. Sie können auf einzelne Unternehmenszeilen klicken, um deren Detaildatensätze anzuzeigen. Über eine Nur-Lese-Sitzung können keine Änderungen vorgenommen werden.

Feldreferenz

Das Bearbeitungsformular für den Sharing-Schalter enthält ein Feld:

Sharing — Ein Umschalter. Aktivieren Sie ihn (blau), damit Ihre Organisation an der unternehmensübergreifenden Compliance-Daten-Freigabe teilnehmen kann. Deaktivieren Sie ihn (grau), um das Sharing zu beenden. Die Änderung wird erst übernommen, wenn Sie auf Speichern klicken. Wenn Sie die Seite über den Zurück-Pfeil verlassen, ohne zu speichern, wird Ihre Änderung verworfen.

Die Unternehmens-Bearbeitungsseite verwendet eine Tabellenoberfläche anstelle eines herkömmlichen Formulars. Es gibt keine Freitextfelder – Partnerunternehmen werden über das Erstellen-Menü und dessen Suchfunktion aus den vorhandenen Unternehmensdatensätzen ausgewählt.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Die hier vorgenommene Sharing-Konfiguration gehört zu den folgenreichsten Einstellungen im gesamten System, da sie das Verhalten der gesamten Plattform beeinflusst.

Was von diesem Bildschirm abhängt:

Die Option „Sharing" bei einzelnen Compliance-Elementen. Wenn Sharing aktiv ist, erscheint in den Detailansichten einzelner Verarbeitungsverzeichnisse, Assets, Anbieter, DPIAs und anderer Elemente in DPMS eine „Sharing"-Menüoption. Diese ermöglicht es Compliance-Beauftragten, das Sharing für bestimmte Elemente zu konfigurieren. Wenn Sie Sharing hier deaktivieren, verschwindet diese Option von jeder Element-Detailseite gleichzeitig – für alle Benutzer sofort in der aktuellen Sitzung.
Konsultierte Unternehmen. Die hier verknüpften Partnerunternehmen werden in anderen Teilen von DPMS als „konsultierte Unternehmen" verfügbar – in Funktionen, die es Ihrem Team ermöglichen, von Partnerorganisationen geteilte Compliance-Daten einzusehen oder darauf zu verweisen. Wenn keine Unternehmen verknüpft sind, haben diese Funktionen keine Daten zum Anzeigen.
Zugriffskontrolle in der aktuellen Sitzung. Die Liste der Sharing-Partner wird im Authentifizierungsstatus gespeichert. Änderungen treten für den Benutzer, der die Änderung vornimmt, sofort in Kraft, für andere Benutzer nach deren nächstem Seitenaufruf oder Login.

Was Sie nach diesem Bildschirm tun sollten:

Sobald Sharing aktiv und Partnerunternehmen konfiguriert sind, prüfen Sie die Detailseiten Ihrer wichtigsten Compliance-Elemente (Verarbeitungsverzeichnisse, DPIAs, Anbieterdatensätze), um das elementspezifische Sharing bei Bedarf zu konfigurieren. Die Option „Sharing" ist nun im Optionsmenü jedes Elements sichtbar.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Führen Sie beim erstmaligen Einrichten von Sharing immer beide Schritte aus: (1) Sharing-Schalter aktivieren, dann (2) zur Unternehmens-Bearbeitungsseite navigieren und Ihre Partnerorganisationen hinzufügen. Die Statuskarte zeigt „Aktiv", auch wenn die Unternehmenstabelle leer ist – das kann irreführend wirken.

Hinweis: Wenn Sharing inaktiv ist, ist die Unternehmenstabelle vollständig ausgeblendet – aber Ihre Partnerliste wird nicht gelöscht. Wenn Sie Sharing in Zukunft erneut aktivieren, erscheinen alle zuvor konfigurierten Unternehmen wieder. Sie müssen sie nicht erneut hinzufügen.

Getrennte Bearbeitungsseiten. Der Schalter zum Aktivieren/Deaktivieren von Sharing und die Tabelle zur Verwaltung von Partnerunternehmen befinden sich auf zwei verschiedenen Bearbeitungsseiten. Planen Sie zwei separate Navigationsschritte ein, um beides zu konfigurieren.
Bearbeitungsrechte sind streng von Leserechten getrennt. Ein Benutzer, der diese Seite sehen, aber nicht bearbeiten kann, findet den Bearbeiten-Button optisch deaktiviert mit einem erklärenden Tooltip. Dies ist beabsichtigt und kein Fehler.
Schutz vor gleichzeitigen Bearbeitungen. Sowohl das Speichern des Schalters als auch das Speichern der Unternehmenstabelle verwenden einen Konflikterkennungsmechanismus. Wenn ein anderer Benutzer dieselben Einstellungen ändert, während Sie das Bearbeitungsformular geöffnet haben, wird Ihr Speichervorgang abgelehnt. Laden Sie die Seite neu, um die aktuellen Daten zu erhalten, und nehmen Sie dann Ihre Änderung erneut vor.
Sofortige plattformweite Wirkung. Änderungen am Sharing-Schalter wirken sich sofort global aus. Die Option „Sharing" erscheint oder verschwindet in den Detailansichten einzelner Elemente umgehend in der aktuellen Browsersitzung – ohne Seitenneuladen. Andere Benutzer sehen die Änderung nach ihrem nächsten Seitenaufruf.
Nur-Lese-Tabelle auf der Übersichtsseite. Die Unternehmenstabelle auf der Haupt-Sharing-Seite dient ausschließlich zur Ansicht. Um Partnerunternehmen hinzuzufügen oder zu entfernen, müssen Sie zur dedizierten Unternehmens-Bearbeitungsseite navigieren.

Compliance-Sharing-Einstellungen