Organisationseinheit bearbeiten

Organisationseinheit bearbeiten

Organisationseinheiten (OEs) bilden das strukturelle Fundament Ihres Compliance-Managements in DPMS. Jeder VVT-Eintrag, jede DSFA, jede Aufgabe, jede Lieferantenbeziehung und jede Risikobewertung kann einer OE zugeordnet oder nach ihr gefiltert werden — eine falsch konfigurierte OE wirkt sich daher weit über den eigentlichen Namen hinaus aus. Der Bildschirm Organisationseinheit bearbeiten ermöglicht es Ihnen, eine vorhandene Einheit in Bezug auf Name, Position in der Berichtshierarchie, verantwortliche Personen und Active-Directory-Gruppen zu aktualisieren. Ob Sie eine echte Umstrukturierung abbilden, einen Fehler bei der Erstanlage korrigieren oder eine neue Abteilungsleitung einpflegen — dieser Bildschirm ist Ihr zentraler Anlaufpunkt.

So öffnen Sie den Bildschirm

• Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Allgemeine Einstellungen.
• Scrollen Sie im Untermenü nach unten zu Organisationseinheiten (im Bereich Compliance-Einstellungen, zwischen Abteilungen und IGDTA-Konfiguration).
• Klicken Sie in der Liste der Organisationseinheiten auf eine Zeile — oder öffnen Sie das Aktionsmenü der Zeile und wählen Sie Bearbeiten.

Der Menüeintrag ist sichtbar, sobald Sie über die Leseberechtigung für Compliance-Einstellungen verfügen. Zum Bearbeiten benötigen Sie zusätzlich die Bearbeitungsberechtigung für Organisationseinheiten. Wenn Sie ohne die erforderliche Berechtigung direkt zur URL navigieren, zeigt DPMS eine standardmäßige Zugriff-verweigert-Seite an.

Was Sie sehen

Der Bildschirm verwendet das standardmäßige zweispaltige Layout der Allgemeinen Einstellungen. Im linken Viertel befindet sich das Navigationsmenü Allgemeine Einstellungen — eine vertikale Liste aller Compliance- und Risikobereiche. Der aktuell aktive Eintrag „Organisationseinheiten" ist hervorgehoben. Oberhalb des Hauptinhalts zeigt eine Breadcrumb-Leiste den Pfad „Allgemeine Einstellungen › Organisationseinheiten", ergänzt durch kleine Pfeilschaltflächen links (‹) und rechts (›), mit denen Sie direkt zu benachbarten Einstellungsbereichen (Abteilungen oder IGDTA-Konfiguration) springen können.

Der rechte Bereich — das eigentliche Bearbeitungsformular — beginnt oben mit einem Zurück-Pfeil und dem Titel Organisationseinheiten sowie einer Speichern-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke. Eine dünne blaue Linie trennt die Überschrift vom Formularkörper darunter.

Das Formular ist in klar beschriftete Abschnitte unterteilt: Allgemein (Name, Beschreibung, verantwortliche Personen), Active Directory (AD) Gruppen, Hierarchie (übergeordnete Einheit) sowie eine schreibgeschützte Anzeige der untergeordneten Einheiten, die dieser OE zugeordnet sind. Es gibt keine Registerkarten — alles ist auf einer einzigen scrollbaren Seite sichtbar, die durch dünne Trennlinien gegliedert ist. Am unteren Ende des Formulars befinden sich eine zweite Speichern-Schaltfläche sowie ein Abbrechen-Link.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Eine Einheit nach einer Umstrukturierung umbenennen

Dies ist der häufigste Anlass für die Nutzung dieses Bildschirms. Vielleicht ist aus „Finanzen" nach einer Fusion „Finanzen & Controlling" geworden, oder aus „IT-Support" wurde „Digital Workplace Services".

• Öffnen Sie die OE aus der Liste der Organisationseinheiten.
• Löschen Sie im Name-Feld im Abschnitt „Allgemein" den bisherigen Text und geben Sie den neuen Namen ein. Wenn Ihre Organisation in DPMS mehrere Sprachen verwendet, speichert das Feld eine Übersetzung pro Sprache — die Bearbeitung hier aktualisiert nur den Namen in der aktuell aktiven Oberflächensprache. Mitarbeitende, die eine andere Sprache verwenden, sehen weiterhin die alte Übersetzung, bis diese separat aktualisiert wird.
• Hat sich auch die Funktion der Einheit geändert, scrollen Sie zum Feld Beschreibung und passen Sie den Text an den neuen Aufgabenbereich an.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS sendet die aktualisierten Daten an das Backend, zeigt eine Erfolgsmeldung an, und die Liste der Organisationseinheiten spiegelt den neuen Namen sofort wider.

Hinweis: Die Speichern-Schaltfläche oben rechts und die am unteren Formularende haben dieselbe Funktion. Verwenden Sie diejenige, die Ihrer aktuellen Scroll-Position entspricht.

Verantwortliche Person zuweisen oder wechseln

Wenn eine neue Abteilungsleitung eingestellt wird oder eine bisherige verantwortliche Person das Unternehmen verlassen hat, müssen Sie dieses Feld aktualisieren, damit die richtige Person Benachrichtigungen erhält und korrekt in Prüfungsberichten erscheint.

• Scrollen Sie im Abschnitt „Allgemein" zur Auswahl Verantwortliche Person.
• Klicken Sie auf das Feld, um die Personenauswahl zu öffnen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens — die Liste filtert sich während der Eingabe.
• Wählen Sie den korrekten Nutzer aus. Falls Ihre Organisation es erfordert, können Sie auch mehrere verantwortliche Personen zuweisen.
• Wenn die bisherige Person im System deaktiviert wurde, erscheint ihr Name möglicherweise noch als abgeblendeter Platzhalter. Entfernen Sie diesen Eintrag und wählen Sie den aktuellen Ansprechpartner aus.
• Klicken Sie auf Speichern. Ab diesem Moment wird für alle Compliance-Berichte, Aufgabenzuweisungen und Benachrichtigungen, die auf diese OE beschränkt sind, die aktualisierte verantwortliche Person ausgewiesen.

Tipp: Wenn Sie eine OE zum ersten Mal bearbeiten und bisher keine verantwortliche Person hinterlegt war, kann das Feld automatisch Ihren eigenen Namen enthalten. Überprüfen Sie dies vor dem Speichern, um korrekte Zuständigkeitseinträge sicherzustellen.

Eine Active-Directory-Gruppe mit einer OE verknüpfen

Wenn Ihre Organisation Microsoft Azure AD oder ein vergleichbares Verzeichnis verwendet, automatisiert das Verknüpfen einer AD-Gruppe mit einer OE die Mitgliederverwaltung. Nutzer, die der AD-Gruppe beitreten, erhalten die entsprechende OE-Zuordnung in DPMS automatisch — ohne manuelle Anpassung.

• Scrollen Sie zum Abschnitt AD Gruppen.
• Klicken Sie auf das Dropdown AD Gruppen. Die Liste zeigt alle AD-Gruppen, die beim letzten erfolgreichen Active-Directory-Abgleich in IT-Einstellungen importiert wurden.
• Wählen Sie die gewünschte Gruppe oder mehrere Gruppen aus. Wenn eine benötigte Gruppe nicht aufgeführt ist, liegt das wahrscheinlich daran, dass der AD-Abgleich seit der Erstellung der Gruppe noch nicht erneut durchgeführt wurde. Navigieren Sie zu IT-Einstellungen › Active Directory, lösen Sie einen manuellen Abgleich aus, und kehren Sie dann zu diesem Bildschirm zurück.
• Klicken Sie auf Speichern. Ab dem nächsten Login oder der nächsten Sitzungsaktualisierung werden Mitglieder dieser AD-Gruppe in DPMS als zugehörig zu dieser OE erkannt.

Hinweis: Das Feld „AD Gruppen" ist vollständig optional. OEs ohne AD-Gruppenverknüpfung funktionieren ganz normal — Nutzer können der OE weiterhin über andere Wege zugewiesen werden, etwa über das Feld „Verantwortliche Person" oder über Zielgruppeneinstellungen. Die AD-Verknüpfung automatisiert lediglich die Mitgliedschaft.

Eine Einheit an eine andere Stelle in der Hierarchie verschieben

Bei einer Umstrukturierung kann ein Team von einer Abteilung in eine andere wechseln — zum Beispiel wechselt „Kundensupport" von einer übergeordneten Ebene direkt unter die Abteilung „Operations".

• Scrollen Sie zum Abschnitt Hierarchie.
• Klicken Sie auf die Auswahl für die übergeordnete Einheit. Ein Dropdown oder eine Baumansicht zeigt alle vorhandenen OEs, einschließlich tief verschachtelter Einheiten. Scrollen Sie bei großen Organisationen sorgfältig.
• Wählen Sie die neue übergeordnete Einheit aus. Das System verhindert, dass Sie die gerade bearbeitete OE als ihre eigene übergeordnete Einheit auswählen (um Zirkelbezüge zu vermeiden).
• Bevor Sie speichern, scrollen Sie zum Abschnitt Organisationseinheiten am Ende des Formulars. Dieser zeigt alle untergeordneten Einheiten, die derzeit unter der bearbeiteten OE verschachtelt sind. Das Ändern der übergeordneten Einheit verschiebt den gesamten Teilbaum — alle untergeordneten OEs ziehen mit. Überprüfen Sie diesen Abschnitt sorgfältig, um den vollen Umfang der Änderung zu verstehen.
• Klicken Sie auf Speichern. Alle VVT-Einträge, Aufgaben und Berichte, die auf die verschobene Einheit bezogen sind, spiegeln ab sofort die aktualisierte Hierarchieposition wider.

Hinweis: Das Verschieben einer übergeordneten OE betrifft alle untergeordneten Einheiten auf einmal. Wenn drei Unterteams unter einer Abteilung verschachtelt sind und Sie die Abteilung verschieben, ziehen alle drei Unterteams mit. Dies ist gewollt, kann jedoch Auswirkungen auf die Zugriffsbeschränkung und Berichtsfilterung in DPMS haben — überprüfen Sie nach einer Hierarchieänderung die betroffenen Module.

Eine OE vor einer geplanten Änderung prüfen (nur Ansicht)

Manchmal möchten Sie verstehen, was an eine Einheit geknüpft ist, bevor Sie sie umstrukturieren oder löschen. Der Bearbeitungsbildschirm eignet sich gut für diese Prüfung, auch wenn Sie am Ende nichts speichern.

• Öffnen Sie den Bearbeitungsbildschirm der OE.
• Prüfen Sie das Feld Verantwortliche Person, um zu sehen, wer aktuell zuständig ist.
• Prüfen Sie das Feld AD Gruppen auf Verzeichnisgruppen-Verknüpfungen, die bereinigt werden müssen.
• Scrollen Sie nach unten und prüfen Sie im Abschnitt Organisationseinheiten die untergeordneten Einheiten. Wenn dort noch untergeordnete OEs aufgelistet sind, müssen diese neu zugeordnet oder entfernt werden, bevor die übergeordnete Einheit sicher aufgelöst werden kann.
• Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oder den Abbrechen-Link am unteren Ende des Formulars. Es werden keine Änderungen gespeichert, und Sie kehren zur Liste der Organisationseinheiten zurück.

Feldreferenz

• Name — Der Anzeigename der Organisationseinheit, der überall in DPMS erscheint, wo die OE referenziert wird (VVT, Aufgaben, Berichte, Auswahlfelder). Freier Text. Wird pro Sprache gespeichert, wenn mehrsprachige Namen aktiviert sind. Pflichtfeld — ein leeres Feld führt beim Speichern zu einer Validierungsmeldung.
• Beschreibung — Optionaler Langtext zur Beschreibung des Zwecks oder Umfangs der Einheit. Wird in Detailansichten und manchen Berichten angezeigt. Keine Längenbeschränkung, aber prägnante Beschreibungen sind leichter zu pflegen. Optional.
• Verantwortliche Person — Ein oder mehrere Nutzer, die für diese OE formell rechenschaftspflichtig sind. Diese Personen erscheinen in Compliance-Berichten und Prüfexporten und erhalten Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der OE. Auswahl aus dem vollständigen Nutzerverzeichnis der Plattform. Wenn kein bisheriger Wert gesetzt ist, kann das Formular standardmäßig den aktuell angemeldeten Nutzer vorausausfüllen — vor dem Speichern prüfen.
• AD Gruppen — Eine oder mehrere Active-Directory- oder Azure-AD-Gruppen, die mit dieser OE verknüpft sind. Nutzer, die diesen Gruppen angehören, werden automatisch für Zugriffsberechtigungen und Filterungen mit dieser OE assoziiert. Wird aus dem letzten erfolgreichen AD-Abgleich befüllt. Optional.
• Hierarchie (Übergeordnete Einheit) — Die übergeordnete OE, unter der diese Einheit in der Berichtshierarchie angesiedelt ist. Wenn Sie eine übergeordnete Einheit auswählen, wird diese OE als untergeordnete Einheit eingehängt. Leer lassen, um diese OE als Stammeinheit zu definieren. Kann nicht auf die OE selbst gesetzt werden (Schutz vor Zirkelbezügen). Das Ändern der übergeordneten Einheit verschiebt alle untergeordneten OEs ebenfalls.
• Organisationseinheiten (Untereinheiten) — Schreibgeschützte Anzeige der untergeordneten OEs, die derzeit unter dieser Einheit verschachtelt sind. Nicht direkt hier bearbeitbar — Untereinheiten werden über die Indexseite angelegt und verwaltet. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um die Auswirkungen von Hierarchie- oder Namensänderungen abzuschätzen.

Verknüpfungen mit anderen Bereichen in DPMS

Organisationseinheiten sind ein grundlegendes Referenzobjekt. Änderungen, die Sie hier vornehmen, wirken sich auf alle Module aus, die die OE als Bereichs- oder Filterdimension verwenden:

• VVT, DSFA, Aufgaben, Assets, Lieferanten, TOMs, Vorfälle, Bewertungen, Projekte, Meetings und Aktivitäten — All diese Module enthalten Felder, die auf OEs verweisen. Eine falsch benannte oder fehl platzierten OE führt in jedem dieser Module zu fehlerhaften Daten.
• Zugriffsbereichsdefinitionen (Audiences) — Zielgruppeneinstellungen können auf bestimmte OEs beschränkt sein. Wenn eine OE umbenannt, entfernt oder umstrukturiert wird, prüfen Sie, ob die bestehenden Zielgruppenkonfigurationen weiterhin den gewünschten Zugriff absichern.
• Compliance-Dashboards und Berichte — Risikoberichte und Compliance-Dashboards ermöglichen eine Filterung nach OE. Ein unvollständiger oder fehlerhaft strukturierter OE-Baum bedeutet lückenhafte Berichterstattung.
• Active-Directory-Abgleich — Die hier verknüpften AD-Gruppen steuern die automatische Nutzer-zu-OE-Zuordnung. Ohne korrekte Verknüpfungen funktioniert diese Automatik nicht.

Prüfen Sie nach der Bearbeitung einer OE alle VVT-Einträge, Aufgaben oder Zielgruppendefinitionen, die auf diese Einheit verweisen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin Ihrer beabsichtigten Struktur entsprechen. Wenn Sie eine OE umbenannt oder in der Hierarchie verschoben haben, ist die Änderung sofort in allen verknüpften Einträgen sichtbar — es gibt keinen separaten Veröffentlichungs- oder Genehmigungsschritt.

Sie können über die Pfeilschaltflächen ‹ und › in der Breadcrumb-Leiste direkt zu den Abteilungen (vorheriger Bereich) oder der IGDTA-Konfiguration (nächster Bereich) navigieren. Beachten Sie: Wenn Sie über diese Pfeile navigieren, ohne vorher Speichern geklickt zu haben, werden alle nicht gespeicherten Änderungen stillschweigend verworfen.

Tipps & häufige Fehlerquellen

Tipp: Klicken Sie immer zuerst auf Speichern, bevor Sie die Breadcrumb-Navigationspfeile verwenden. Die Chevrons (‹ und ›) navigieren sofort — sie fragen nicht nach, ob ungespeicherte Änderungen verworfen werden sollen, und alle Bearbeitungen gehen verloren.

Hinweis: Wenn Speichern mit einem Konflikt-Hinweis fehlschlägt, obwohl Sie der einzige Bearbeiter waren, liegt es wahrscheinlich daran, dass ein Hintergrundprozess (z. B. ein AD-Abgleich, der die OE-Mitgliedschaft aktualisiert hat) denselben Datensatz gespeichert hat, während Sie das Formular geöffnet hatten. Laden Sie das Bearbeitungsformular neu und versuchen Sie es erneut — Ihre Änderungen müssen nicht von vorne eingegeben werden.

• Das Dropdown „AD Gruppen" ist leer, obwohl Active Directory verbunden ist. Die Liste wird aus dem letzten erfolgreichen Abgleich befüllt. Wenn neue Gruppen in Azure AD erstellt wurden, nachdem der letzte Abgleich stattfand, erscheinen diese noch nicht. Navigieren Sie zu IT-Einstellungen › Active Directory, lösen Sie einen manuellen Abgleich aus, und kehren Sie dann hierher zurück.
• Das Verschieben einer übergeordneten Einheit betrifft den gesamten Teilbaum. Wenn die bearbeitete OE untergeordnete Einheiten hat, werden beim Ändern der übergeordneten Einheit alle gleichzeitig verschoben. Scrollen Sie vor dem Speichern einer Hierarchieänderung zum Abschnitt mit den Untereinheiten, um genau zu sehen, was verschoben wird.
• Das Feld „Name" ist sprachspezifisch. DPMS speichert OE-Namen als mehrsprachige Werte. Das Bearbeiten des Namens in der deutschen Oberfläche aktualisiert nur die deutsche Version. Wenn Ihre Organisation weitere Sprachen nutzt (Englisch, Französisch usw.), werden die übersetzten Namen nicht automatisch angepasst und müssen separat überprüft werden.
• Das Verlassen des Bildschirms ohne Speichern verwirft alle Änderungen kommentarlos. Weder der Zurück-Pfeil oben noch der Abbrechen-Link unten noch die Breadcrumb-Pfeile zeigen einen „Sie haben ungespeicherte Änderungen"-Dialog. Klicken Sie immer zuerst auf Speichern.
• Prüfen Sie das Feld „Verantwortliche Person" vor dem Speichern. Wenn bisher keine verantwortliche Person zugewiesen war, kann das Feld standardmäßig Ihren eigenen Nutzernamen enthalten. Stellen Sie sicher, dass die richtige Person ausgewählt ist, bevor Sie speichern, um korrekte Zuständigkeitsnachweise zu gewährleisten.