Aufbewahrungs- und Löschfristen

Überblick

Aufbewahrungs- und Löschfristen sind zentrale Bestandteile der Datenschutz-Compliance. Vorschriften wie das DSG und die DSGVO verlangen von Organisationen, spezifische Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten einzuhalten und diese sicher zu löschen, sobald sie für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Die Übersichtsseite unterteilt die Fristen in Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung. Sie listet alle Fristen auf und bietet eine Übersicht über die wichtigsten Details wie den Namen der Frist und die Organisation, von der sie verwaltet wird. Zudem sehen Sie auf einen Blick die Dauer, den Typ der Frist, das Land sowie rechtliche Hinweise, die auch als externer Link zum entsprechenden Gesetz hinterlegt sein können.

Durch Klicken auf eine vorhandene Frist kännen Sie diese einsehen oder Bearbeiten.
Wenn Sie eine neue Frist erstellen möchten, klicken Sie auf Erstellen.

Eine neue Frist erstellen

Neue Fristen können manuell erstellt, aus der Datenbank erstellt (Filerskeepers), von einer Organisation heruntergeladen oder importiert werden. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die die Verwendung der Datenbank sowie die manuelle Erstellung. Mehr über das Herunterladen von Elementen erfahren Sie im entsprechenden Leitfaden.

Befolgen Sie bitte die folgenden Schritte.

Erstellen von Fristen aus der Datenbank

Das Erstellen von Fristen aus der Datenbank ist unkompliziert. Die Datenbank enthält alle notwendigen und anwendbaren Fristen. Bitte beachten Sie, dass Filerskeepers nur durch den Priverion-Admin aktiviert werden kann.

Klicken Sie Erstellen und wählen Sie Aus der Datenbank erstellen.
Geben Sie die verantwortliche Person, den Status und das Land an.
Wählen Sie die Kategorie oder die Branche aus, die für Ihre Verarbeitungstätigkeit relevant ist.
Wählen Sie eine Unterkategorie.
Es werden alle anwendbaren Aufbewahrungs- und Löschungsfristen angezeigt.
Markieren Sie alle relevanten Fristen.
Klicken Sie auf Speichern, sobald die Auswahl abgeschlossen ist.

Einige Fristen können sich nur in ihren gesetzlichen Referenzen unterscheiden. Daher empfehlen wir, rechtlichen Rat einzuholen, um die korrekten Fristen für Ihre Verarbeitungstätigkeiten auszuwählen. Führen Sie die erforderliche Sorgfalt durch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Fristen berücksichtigt werden.

Nachdem die Frist erstellt wurde, erscheint sie in der Liste. Es muss noch ergänzt werden, wann die Frist beginnt. Dies wird weiter unten bei der Verwaltung beschrieben.

Manuelles Erstellen von Fristen

Beim manuellen Erstellen von Fristen werden Sie aufgefordert, die erforderlichen Informationen einzugeben. Wir empfehlen dringend, rechtlichen Rat einzuholen, bevor Sie dies tun, da es manchmal unklar sein kann, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie die für Ihre Datenverarbeitung geltenden Fristen kennen, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern oben rechts.

Verwalten einer Frist

Allgemein

Die Registerkarte Allgemein enthält Informationen zu dieser Aufbewahrungs- oder Löschfrist. Sie können den Beginn der Frist ergänzen, indem Sie auf Bearbeiten klicken und das entsprechende Feld ausfüllen. Dies könnte zum Beispiel der letzte Tag des Kalenderjahres sein.

Wenn Sie die Frist durch Import aus der Datenbank erstellt haben, empfehlen wir, die restlichen Informationen beizubehalten, da diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und nicht angepasst werden müssen. Wenn Sie die Frist manuell erstellt haben, können Sie die Informationen im Bedarfsfall ändern.

Wie bei den meisten Elementen können Sie Notizen schreiben, indem Sie auf Notizen rechts klicken oder den Zugang verwalten, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte oben rechts klicken.

Klicken Sie oben links auf das blaue Menüsymbol, um das Menü zu erweitern oder zu minimieren.

Assets

Um ein Asset mit einer Frist zu verknüpfen, klicken Sie auf der Registerkarte Assets auf Hinzufügen und wählen Sie eins aus der Bibliothek aus. Mit Erstellen können Sie im Bedarfsfall direkt ein neues Asset kreieren.

Aufgaben

Unter der Registerkarte Aufgaben finden Sie alle Aufgaben, die mit dieser Frist verknüpft sind. Wenn Sie eine neue Aufgabe verknüpfen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie eine aus der Bibliothek aus oder erstellen Sie eine neue Aufgabe mit Erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung zu Aufgaben.

Fragebögen

Unter der Registerkarte Fragebögen können Sie bereits erstellte Fragebögen verknüpfen, indem Sie auf Hinzufügen klicken und die gewünschten auswählen. Alternativ können Sie auch neue Fragebögen erstellen, indem Sie auf Erstellen klicken. Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Anleitung.

Automatisierungen

Unter der Registerkarte Automatisierungen können Sie erforderliche Aktionen einsehen oder eine neue Automatisierung auslösen.