Organisationseinheit erstellen

Organisationseinheit erstellen

Organisationseinheiten bilden das Fundament Ihrer Compliance-Struktur in DPMS. Bevor Sie eine Verarbeitungstätigkeit der „Marketing-Abteilung" zuordnen, eine DSFA mit der „Finanzabteilung" verknüpfen oder den datenschutzrechtlich Verantwortlichen für „IT-Betrieb" erfassen können, müssen diese Einheiten als benannte Einträge im System vorhanden sein. Auf diesem Bildschirm legen Sie sie an. In der Praxis nutzen ihn hauptsächlich Datenschutzbeauftragte, Compliance-Manager und IT-Administratoren – während der Ersteinrichtung von DPMS sowie immer dann, wenn sich die Unternehmensstruktur ändert und eine neue Abteilung oder ein neues Team im System abgebildet werden muss.

So öffnen Sie den Bildschirm

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Allgemeine Einstellungen.
• Wählen Sie in der Seitenleiste Organisationseinheiten.
• Klicken Sie auf der Übersichtsseite der Organisationseinheiten auf die Schaltfläche Erstellen.

Sie gelangen zum Erstellungsformular unter /compliance/settings/organizational/units/create.

Hinweis zur Berechtigung: Dieser Bildschirm ist nur für Benutzer zugänglich, die über die entsprechende Berechtigung in den Compliance-Einstellungen verfügen. Benutzer mit Lesezugriff sehen die Liste der Organisationseinheiten, aber keine Schaltfläche Erstellen und können dieses Formular nicht aufrufen. Benutzer ohne jegliche Berechtigung für Organisationseinheiten sehen den Menüeintrag Organisationseinheiten gar nicht in der Seitenleiste.

Was Sie sehen

Die Seite verwendet das Standard-Layout der DPMS-Compliance-Einstellungen. Eine vertikale Seitenleiste auf der linken Seite – mit der Überschrift Allgemeine Einstellungen – listet alle Konfigurationsbereiche auf: Allgemein, Anwendbare Gesetze, Attribute, Status, Abteilungen, Organisationseinheiten und weitere. Der Eintrag Organisationseinheiten ist hervorgehoben, um Ihren aktuellen Standort zu zeigen.

Der Hauptbereich nimmt die verbleibenden drei Viertel des Bildschirms ein. Oben zeigt ein klickbarer Breadcrumb-Pfad Allgemeine Einstellungen › Organisationseinheiten › Erstellen – so wissen Sie stets genau, wo Sie sich befinden, und können mit einem Klick zurücknavigieren.

Darunter befindet sich das Erstellungsformular, das als einzelner, scrollbarer Abschnitt dargestellt wird (es gibt keine Tabs). Ein dünner blauer Balken läuft entlang des linken Rands des Formulars – ein visuelles Merkmal, das in allen Erstellungsformularen von DPMS einheitlich verwendet wird. Eine Schaltfläche Speichern erscheint in der oberen rechten Ecke des Formularbereichs. Ein Zurück-Pfeil oben links ermöglicht es Ihnen, jederzeit zur Liste zurückzukehren, ohne zu speichern.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Erste Organisationseinheiten anlegen

Wenn Sie DPMS zum ersten Mal einrichten, ist die Liste der Organisationseinheiten leer. Ihre erste Aufgabe besteht darin, die übergeordneten Einheiten zu erstellen, die die Hauptabteilungen oder Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens repräsentieren.

• Klicken Sie in das Feld Name und geben Sie den Namen der Einheit ein – zum Beispiel Recht & Compliance. Dies ist der Name, der in jeder Dropdown-Auswahl in DPMS erscheint, sobald eine Organisationseinheit zugewiesen werden kann. Verwenden Sie daher die Bezeichnung, die Ihre Kolleginnen und Kollegen kennen.
• Klicken Sie optional in das Feld Beschreibung und fügen Sie erläuternden Text hinzu – zum Beispiel Zuständig für alle DSGVO-Compliance-Aktivitäten und Rechtsberatung. Dies ist besonders hilfreich in großen Unternehmen, wo der Name allein möglicherweise nicht ausreicht, um den Aufgabenbereich der Einheit zu verdeutlichen.
• Wenn Sie festhalten möchten, wer für den Datenschutz in dieser Einheit verantwortlich ist, klicken Sie auf den Selektor Verantwortliche Person und suchen Sie nach der entsprechenden Person. Sie können mehrere Personen zuweisen. Dies ist optional, wird jedoch empfohlen – so haben alle Beteiligten sofort einen Ansprechpartner.
• Lassen Sie das Feld Hierarchie / Übergeordnete Einheit leer. Da es sich um eine übergeordnete Einheit handelt, hat sie keine Elterneinheit.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS erstellt die Einheit und leitet Sie zur Übersichtsliste oder zur Detailansicht der neuen Einheit weiter. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass der Eintrag angelegt wurde.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Stammeinheiten (zum Beispiel Personal, Finanzen, IT, Marketing). Sobald diese vorhanden sind, können Sie untergeordnete Einheiten mithilfe des Hierarchiefeldes anlegen (siehe nächster Abschnitt).

Verschachtelte Abteilungsstruktur aufbauen

Die meisten Unternehmen haben Abteilungen innerhalb von Abteilungen. DPMS ermöglicht es, diese Struktur als Hierarchie abzubilden, damit Zuweisungen und Berichte auf der richtigen Granularitätsebene erfolgen können.

• Navigieren Sie zu Allgemeine Einstellungen › Organisationseinheiten › Erstellen.
• Geben Sie im Feld Name den Namen der untergeordneten Einheit ein – zum Beispiel Lohnbuchhaltung.
• Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Hierarchie / Übergeordnete Einheit. Sie zeigt alle vorhandenen Organisationseinheiten an. Wählen Sie die übergeordnete Einheit aus – in diesem Beispiel Finanzen.
• Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und weisen Sie eine Verantwortliche Person zu.
• Klicken Sie auf Speichern.

Die Einheit Lohnbuchhaltung ist nun als untergeordnete Einheit von Finanzen gespeichert. Sie können weitere Ebenen anlegen – zum Beispiel Kreditoren als untergeordnete Einheit von Finanzen – indem Sie denselben Vorgang wiederholen. Die aufgebaute Hierarchie steht anschließend überall in DPMS als Baumstruktur zur Verfügung.

Achtung: Die Zuweisung einer übergeordneten Einheit wird beim Erstellen gespeichert und kann nur durch nachträgliches Bearbeiten der Einheit geändert werden. Auf diesem Bildschirm gibt es kein Drag-and-Drop zum Umsortieren. Planen Sie Ihre Hierarchie daher im Voraus – besonders in großen Unternehmen.

Organisationseinheiten mit Active-Directory-Gruppen verknüpfen

Wenn Ihr Unternehmen DPMS mit Microsoft Active Directory (oder einem kompatiblen Verzeichnisdienst) verbunden hat, können Sie eine DPMS-Organisationseinheit mit einer oder mehreren AD-Gruppen verknüpfen. Mitglieder der AD-Gruppe werden dann automatisch der Einheit zugeordnet – eine manuelle Benutzer-Einheit-Zuweisung entfällt.

• Öffnen Sie das Erstellungsformular und geben Sie im Feld Name den Namen der Einheit ein – zum Beispiel Engineering.
• Klicken Sie auf den Selektor AD-Gruppen. Suchen Sie nach der entsprechenden AD-Gruppe und wählen Sie sie aus – zum Beispiel ENG-ALL.
• Vervollständigen Sie die anderen Felder nach Bedarf und klicken Sie auf Speichern.

Ab diesem Zeitpunkt sind Benutzer, die im Unternehmensverzeichnis Mitglied der Gruppe ENG-ALL sind, automatisch mit der Organisationseinheit Engineering in DPMS verknüpft. Änderungen in der AD-Gruppenmitgliedschaft werden in DPMS entsprechend übernommen.

Achtung: Das Feld AD-Gruppen funktioniert nur, wenn in den IT-Einstellungen bereits eine Active-Directory-Integration eingerichtet wurde. Ist dieser Connector nicht konfiguriert, ist das Feld leer oder wird nicht angezeigt. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren IT-Administrator.

Formular schließen, ohne zu speichern

Wenn Sie das Erstellungsformular versehentlich geöffnet haben oder Ihre Meinung geändert haben, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oben links im Formular. DPMS leitet Sie zurück zur Übersichtsliste der Organisationseinheiten. Es werden keine Daten gespeichert und keine Änderungen in der Datenbank vorgenommen.

Achtung: DPMS zeigt keine Warnung vor ungespeicherten Änderungen, wenn Sie nach dem Eingeben von Text wegnavigieren. Alle eingegebenen Texte gehen verloren. Wenn Sie das Formular teilweise ausgefüllt haben und später fortfahren möchten, notieren Sie Ihre Eingaben – beim nächsten Öffnen erscheint das Formular leer.

Feldbeschreibung

• Name — Der Anzeigename der Organisationseinheit (zum Beispiel Marketing oder IT-Betrieb). Dieser Name erscheint in jeder Dropdown-Liste und jedem Zuweisungsfeld in DPMS. Pflichtfeld. Wenn Sie ohne Namen speichern, erhalten Sie eine Validierungsfehlermeldung. Das Feld unterstützt möglicherweise mehrsprachige Eingaben – in diesem Fall erscheint neben dem Feld eine kleine Übersetzungsschaltfläche, mit der Sie den Namen in weiteren Sprachen erfassen können.
• Beschreibung — Ein Freitextfeld zur Erläuterung des Aufgabenbereichs der Einheit. Besonders nützlich in großen Unternehmen, wo der Name allein nicht ausreichend ist. Optional. Wie das Feld Name unterstützt dieses Feld möglicherweise mehrsprachige Eingaben.
• Verantwortliche Person — Ein oder mehrere DPMS-Benutzer, die für diese Einheit im Rahmen der Datenschutz-Governance verantwortlich sind. Wenn Kolleginnen und Kollegen diese Einheit in DPMS aufrufen oder referenzieren, werden die verantwortlichen Personen als Ansprechpartner angezeigt. Optional, aber empfohlen.
• Hierarchie / Übergeordnete Einheit — Ordnet diese Einheit als untergeordnete Einheit einer anderen bestehenden Einheit zu. Lassen Sie dieses Feld leer, um eine übergeordnete (Stamm-)Einheit zu erstellen. Wenn noch keine Organisationseinheiten vorhanden sind, ist dieses Feld leer. Optional.
• AD-Gruppen — Verknüpft eine oder mehrere Active-Directory-Gruppen mit dieser Einheit. Nur sichtbar und funktionsfähig, wenn in den IT-Einstellungen die AD-Integration konfiguriert wurde. Mitglieder der verknüpften AD-Gruppen werden automatisch der Einheit zugeordnet. Optional.

Einbindung in den DPMS-Gesamtprozess

Die hier konfigurierten Organisationseinheiten stehen als auswählbare Werte im gesamten DPMS zur Verfügung. Sie sind ein grundlegendes Konfigurationselement: Ohne sie ist das Feld zur Zuweisung von Organisationseinheiten überall im System leer.

Die wichtigsten Bereiche, die von korrekt konfigurierten Organisationseinheiten abhängen:

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT/RoPA): Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Verarbeitungstätigkeit weisen Sie sie einer Organisationseinheit zu, um anzugeben, welche Abteilung für die Verarbeitung verantwortlich ist.
• Aufgaben (Tasks): Aufgaben können einer Organisationseinheit zugewiesen werden, damit Teams ihre eigenen Compliance-Maßnahmen filtern und verwalten können.
• Assets: Asset-Einträge unterstützen die Zuweisung von Organisationseinheiten, sodass Risikobewertungen auf eine bestimmte Abteilung eingegrenzt werden können.
• DSFAs, Anbieter, Bewertungen, Projekte und TOMs: All diese Elemente unterstützen die Zuweisung von Organisationseinheiten in ihren Erstellungs- und Bearbeitungsformularen.
• Berichte und Filterung: Viele Listenansichten in DPMS bieten eine Filterung nach Organisationseinheit. Diese Filter liefern nur dann sinnvolle Ergebnisse, wenn Einheiten korrekt konfiguriert sind.
• Benutzerverwaltung mit AD-Integration: Wenn AD-Gruppen mit Organisationseinheiten verknüpft sind, werden Benutzer-Einheit-Zuordnungen automatisch über die Verzeichnismitgliedschaft gepflegt.

Nachdem Sie hier Organisationseinheiten erstellt haben, kehren Sie in der Regel zu anderen Bereichen von DPMS zurück – etwa VVT, Aufgaben oder Bewertungen –, um Einträge den soeben angelegten Einheiten zuzuweisen.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Erstellen Sie zuerst alle übergeordneten Einheiten und legen Sie danach die untergeordneten Einheiten an. So ist die Dropdown-Liste für übergeordnete Einheiten bereits befüllt, wenn Sie sie benötigen.

Achtung: Das Feld Name ist ein Pflichtfeld, zeigt aber standardmäßig kein Sternchen an. Wenn Sie ohne Namenseingabe speichern, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Füllen Sie das Feld Name immer aus, bevor Sie auf Speichern klicken.

• Die Hierarchie kann nicht per Drag-and-Drop umstrukturiert werden. Ist eine Einheit einmal als untergeordnete Einheit einer Elterneinheit gespeichert, kann diese Beziehung nur über die Bearbeitungsansicht der Einheit geändert werden. Planen Sie Ihre Hierarchie im Voraus – besonders in Unternehmen mit vielen Abteilungen.
• Eine neu erstellte Einheit erscheint möglicherweise nicht sofort in gefilterten Listenansichten. Wenn Sie eine Einheit erstellen und anschließend eine VVT- oder Aufgabenliste öffnen, die aktive Suchfilter enthält, kann es so aussehen, als wäre die neue Einheit nicht vorhanden. Setzen Sie alle aktiven Filter zurück, um die erfolgreiche Erstellung zu bestätigen.
• Das Feld AD-Gruppen setzt eine konfigurierte AD-Integration voraus. Wenn Sie keine Gruppen sehen oder das Feld nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, um zu prüfen, ob die Active-Directory-Integration in den IT-Einstellungen eingerichtet wurde.

Tipp: Wenn Sie das Formular teilweise ausgefüllt haben, wegnavigieren und dann in derselben Browsersitzung zum Erstellungsbildschirm zurückkehren, können Ihre früheren Eingaben noch sichtbar sein. Dies ist ein sitzungsbasiertes Formularstatus-Feature. Wenn Sie bei einem neu geöffneten Formular veraltete Daten sehen, leert ein Harter Browser-Refresh (Strg+F5 bzw. Cmd+Umschalt+R) den zwischengespeicherten Formularstatus.

• Benutzer mit reinem Lesezugriff können keine Einheiten erstellen. Wenn ein Kollege berichtet, dass er die Liste der Organisationseinheiten sieht, aber keine Schaltfläche Erstellen findet, verfügt er wahrscheinlich über Leseberechtigung, aber nicht über die Erstellungsberechtigung. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die Zugriffsrechte zu prüfen.