KI-Einstellungen

KI-Einstellungen

Im Bereich „KI-Einstellungen" aktivieren Sie die KI-gestützten Funktionen von DPMS für Ihre gesamte Organisation und verbinden die Plattform mit einem externen KI-Anbieter. Solange beide Teile dieser Konfiguration nicht vollständig ausgefüllt sind, bleibt die KI-Hilfe-Schaltfläche – die auf Verarbeitungsaktivitäten, Asset-Formularen, Lieferantenbewertungen, Risikomanagement-Formularen und Dutzenden weiterer Stellen im System erscheint – für alle Benutzerinnen und Benutzer Ihrer Organisation ausgegraut. Damit gehört dieser Bereich zu den wirkungsvollsten Konfigurationsbildschirmen im System. Die Einrichtung übernehmen in der Regel IT-Administratoren und Systemadministratoren. Datenschutzbeauftragte (DSB) und Compliance-Beauftragte besuchen den Bereich häufig im Lesemodus, um die Konfiguration vor Audits zu überprüfen.

So öffnen Sie den Bereich

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf IT-Einstellungen und wählen Sie dann KI aus dem Untermenü. Darunter erscheinen zwei Unterpunkte: KI (Ein-/Aus-Schalter und Branchenkontext) sowie KI-Zugangsdaten (Anbieter, API-Schlüssel und Modell). Klicken Sie auf einen der Unterpunkte, um den jeweiligen Bereich zu öffnen.

Für den Zugriff auf diesen Bereich ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich. Wenn Sie das KI-Menü sehen, die Schaltfläche Bearbeiten aber ausgegraut ist, haben Sie Lesezugriff – ausreichend zum Überprüfen der Konfiguration, aber nicht zum Ändern. Falls das KI-Menü gar nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Aufbau des Bereichs

Der Bildschirm verwendet das übliche IT-Einstellungs-Layout: In der linken Seitenleiste sind alle IT-Einstellungsbereiche aufgelistet, mit KI als aktivem Eintrag und seinen zwei Unterpunkten. Im Hauptbereich rechts wird die aktuell ausgewählte Unterseite angezeigt.

Die Unterseite „KI" zeigt eine Karte mit dem Titel „KI" und einer Bearbeiten-Schaltfläche oben rechts. Die Karte enthält zwei Zeilen: eine mit der Bezeichnung KI, die entweder „Aktiv" oder „Inaktiv" anzeigt, und eine mit der Bezeichnung Branche, die den ausgewählten Sektornamen anzeigt. Die Zeile „Branche" erscheint nur, wenn KI aktiv ist – bei deaktivierter KI bleibt sie leer.

Die Unterseite „KI-Zugangsdaten" hat dasselbe Kartenformat. Wenn noch keine Zugangsdaten hinterlegt wurden, steht dort lediglich „Kein aktiver Anbieter konfiguriert". Sobald Zugangsdaten gespeichert sind, werden der Anbietername, die konfigurierten Felder (z. B. der API-Schlüssel in teilweise maskierter Form), die Kontextfenstergröße, die maximale Ausgabelänge in Token sowie der Status „Aktiv" oder „Inaktiv" angezeigt.

Arbeiten mit diesem Bereich

KI zum ersten Mal einrichten

Die häufigste Aufgabe ist die erstmalige Aktivierung der KI. Es gibt zwei Schritte, die Sie nacheinander durchführen müssen: Zuerst den KI-Schalter einschalten und eine Branche wählen, dann die Zugangsdaten des Anbieters hinterlegen.

Schritt 1 – Schalter aktivieren und Branche wählen

Öffnen Sie die Unterseite KI und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Bearbeitungsformular lädt sich mit dem KI-Schalter in der ausgeschalteten (grauen) Position. Klicken Sie auf den Schalter, um ihn einzuschalten – er wird blau, und darunter erscheint sofort das Dropdown-Menü Branche. Öffnen Sie das Dropdown und wählen Sie den Sektor, der Ihre Organisation am besten beschreibt (z. B. „Finanzdienstleistungen" oder „Gesundheitswesen"). Diese Auswahl ist wichtig: Sie gibt dem KI-Modell den beruflichen Kontext vor, den es beim Generieren von Vorschlägen im gesamten System verwendet – eine passende Branche führt zu relevanteren Empfehlungen.

Sobald Sie eine Branche gewählt haben, klicken Sie auf Speichern. DPMS sendet die Änderung an den Server, und Sie gelangen zurück zur Leseansicht, die nun KI — Aktiv und Ihre gewählte Branche anzeigt. Ab diesem Moment sind alle Benutzer Ihrer Organisation einen Schritt näher an der verfügbaren KI-Hilfe – aber die Hilfe-Schaltflächen bleiben noch ausgegraut, bis Sie Schritt 2 abgeschlossen haben.

Schritt 2 – Zugangsdaten des KI-Anbieters konfigurieren

Klicken Sie in der Seitenleiste auf KI-Zugangsdaten. Die Karte zeigt „Kein aktiver Anbieter konfiguriert". Klicken Sie auf Bearbeiten.

Öffnen Sie das Dropdown KI-Anbieter und wählen Sie Ihren Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI oder Google). Das Formular passt sich automatisch an und zeigt die für diesen Anbieter erforderlichen Felder.

Klicken Sie in das Feld API-Schlüssel und geben Sie den geheimen Schlüssel Ihres Anbieters ein oder fügen Sie ihn ein. Falls Sie diesen Bereich bereits früher genutzt haben, sehen Sie möglicherweise einen teilweise maskierten Wert (die ersten Zeichen gefolgt von Sternchen) – ein Klick in das Feld löscht diesen Wert, also nur dann klicken, wenn Sie einen neuen Schlüssel eingeben möchten.

Öffnen Sie anschließend das Dropdown Standardmodell und wählen Sie das gewünschte Modell. Sobald Sie ein Modell ausgewählt haben, erscheint ein Informationsbereich mit dem Kontextfenster (wie viel Text das Modell in einem Durchgang verarbeiten kann) und der maximalen Ausgabe (wie lang die Antworten sein können). Diese Werte helfen Ihnen, das passende Modell zu wählen.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Aktiviert, um ihn einzuschalten (er wird blau). Damit wird DPMS angewiesen, diese Zugangsdaten für alle KI-Anfragen zu verwenden. Wenn Sie den Schalter ausgelassen lassen, werden die Zugangsdaten gespeichert, aber nicht verwendet.

Klicken Sie auf Speichern. DPMS speichert die Zugangsdaten und aktualisiert den Plattformstatus sofort. Sie kehren zur Leseansicht der Zugangsdaten zurück, die nun Ihren Anbieternamen, das Modell und den Status „Aktiv" anzeigt. Ab diesem Moment sind die KI-Hilfe-Schaltflächen im gesamten DPMS für alle Benutzerinnen und Benutzer funktional.

Zu einem anderen KI-Anbieter oder Modell wechseln

Wenn Ihre Organisation von einem KI-Anbieter zu einem anderen wechseln möchte – beispielsweise von Anthropic zu OpenAI – öffnen Sie IT-Einstellungen → KI → KI-Zugangsdaten und klicken Sie auf Bearbeiten.

Achtung: Wenn Sie den Anbieter im Dropdown KI-Anbieter ändern, werden sofort alle anderen Felder des Formulars ohne Bestätigungsdialog geleert. Wenn Sie nur das Modell oder ein anderes Feld aktualisieren möchten, achten Sie darauf, das Anbieter-Dropdown nicht versehentlich zu ändern.

Wählen Sie den neuen Anbieter aus dem Dropdown. Das Formular zeigt die für diesen Anbieter erforderlichen Felder. Geben Sie den API-Schlüssel des neuen Anbieters ein, wählen Sie das Standardmodell, stellen Sie sicher, dass Aktiviert eingeschaltet ist, und klicken Sie auf Speichern. Die alten Zugangsdaten werden ersetzt und die Plattform verwendet ab sofort den neuen Anbieter.

Wenn Sie beim gleichen Anbieter bleiben, aber ein anderes Modell verwenden möchten, öffnen Sie das Bearbeitungsformular der Zugangsdaten, wählen Sie direkt im Dropdown Standardmodell das neue Modell aus und speichern Sie. Die Angaben zu Kontextfenster und maximaler Ausgabe aktualisieren sich entsprechend.

KI vorübergehend deaktivieren

Falls Sie die KI plattformweit ausschalten müssen – etwa während eines Audits oder während einer Vertragsprüfung mit Ihrem Anbieter – öffnen Sie die Unterseite KI und klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie auf den KI-Schalter, um ihn auszuschalten (er wird wieder grau). Das Branchen-Dropdown verschwindet. Klicken Sie auf Speichern.

Ab diesem Moment wird der KI-Schalter als „Inaktiv" angezeigt, und alle KI-Hilfe-Schaltflächen im gesamten DPMS sind für alle Benutzerinnen und Benutzer deaktiviert. Ihre KI-Zugangsdaten werden nicht gelöscht – sie bleiben gespeichert und einsatzbereit. Um die KI wieder zu aktivieren, kehren Sie einfach zu diesem Formular zurück, schalten Sie den Schalter wieder ein, wählen Sie eine Branche aus und speichern Sie.

Konfiguration vor einem Audit überprüfen

Wenn Sie als DSB oder Compliance-Beauftrage die KI-Konfiguration vor einem Audit prüfen möchten, benötigen Sie keine Bearbeitungsrechte.

Öffnen Sie IT-Einstellungen → KI. Prüfen Sie, ob die Karte KI — Aktiv und eine Branche anzeigt. Klicken Sie dann in der Seitenleiste auf KI-Zugangsdaten. Überprüfen Sie, ob in der Zeile „Anbieter" ein Anbietername steht (nicht „Kein aktiver Anbieter konfiguriert"), ob ein Standardmodell aufgeführt ist, ob eine Kontextfenstergröße angezeigt wird (dies bestätigt, dass beim letzten Speichern ein Modell korrekt ausgewählt wurde), und ob die Zeile „Status" „Aktiv" anzeigt.

Fehlt eines dieser Elemente oder zeigt es unerwartete Werte, informieren Sie den IT-Administrator, bevor das Audit beginnt.

Feldreferenz

KI-Schalter — Aktiviert oder deaktiviert die KI-Autovervollständigung für die gesamte Organisation. Wenn ausgeschaltet, erscheinen im gesamten DPMS keine KI-Hilfe-Schaltflächen. Muss eingeschaltet sein, damit KI-Funktionen verfügbar sind.

Branche — Der Wirtschaftssektor, der Ihre Organisation am besten beschreibt. Nur sichtbar, wenn der KI-Schalter eingeschaltet ist. Das KI-Modell nutzt diese Angabe als beruflichen Kontext bei der Generierung von Vorschlägen. Dieses Feld ist Pflichtfeld, wenn KI aktiviert ist; beim Speichern ohne ausgewählte Branche erscheint eine Fehlermeldung.

KI-Anbieter — Das externe Unternehmen, dessen API die KI-Funktionen bereitstellt. Unterstützte Anbieter sind unter anderem Anthropic, OpenAI und Google. Wenn Sie dieses Feld ändern, werden alle anderen Zugangsdatenfelder sofort zurückgesetzt.

API-Schlüssel / Zugangsdatenfeld — Das geheime Token Ihres KI-Anbieters. Beim Bearbeiten vorhandener Zugangsdaten sehen Sie eine maskierte Vorschau (erste Zeichen gefolgt von Sternchen). Ein Klick in das Feld löscht es – geben Sie nur dann einen neuen Wert ein, wenn Sie den bestehenden Schlüssel ersetzen möchten.

Standardmodell — Das spezifische KI-Modell, das für alle Anfragen verwendet wird. Nach der Auswahl eines Modells werden die Werte für Kontextfenster und maximale Ausgabe zur Information angezeigt. Diese Werte werden erst beim Klicken auf Speichern in den Zugangsdaten gespeichert.

Aktiviert-Schalter — Legt fest, ob diese Zugangsdaten die aktiv genutzten sind. Sie können Zugangsdaten im inaktiven Zustand speichern (zum Testen oder für zukünftige Verwendung), ohne den laufenden Betrieb zu beeinflussen.

Zusammenhang mit dem restlichen DPMS

Die KI-Einstellungen sind die zentrale Schaltstelle für alle KI-Funktionen in der Plattform. Jeder Bildschirm in DPMS, der KI-Unterstützung bietet – darunter ROPA-Formulare, Asset-Datensätze, Lieferantenbewertungen, DSFA-Bereiche, Risikomanagement-Formulare und die Aufgabenerstellung – liest die hier vorgenommene Konfiguration aus.

Konkret gilt:

• Wenn der KI-Schalter ausgeschaltet ist, sind KI-Hilfe-Schaltflächen auf allen Formularen für alle Benutzerinnen und Benutzer deaktiviert.
• Wenn der KI-Schalter eingeschaltet, aber kein aktiver Credential konfiguriert ist, sind die Schaltflächen ebenfalls noch deaktiviert – beide Einstellungen müssen gleichzeitig vorhanden sein.
• Wenn ein Credential mit ausgeschaltetem Aktiviert-Schalter gespeichert wird, gilt er nicht als aktiver Credential.

Nach Abschluss der Einrichtung hier ist keine weitere KI-spezifische Konfiguration an anderer Stelle erforderlich. Änderungen wirken sofort plattformweit – Benutzerinnen und Benutzer müssen sich nicht neu anmelden.

Tipps und häufige Fehler

Achtung: Den KI-Schalter einzuschalten und zu speichern reicht allein nicht aus. Die KI-Hilfe-Schaltflächen bleiben ausgegraut, bis Sie auch im Bereich KI-Zugangsdaten aktive Zugangsdaten gespeichert haben. Beide Einstellungen müssen gleichzeitig vorhanden sein.

Tipp: Nach dem Speichern der Zugangsdaten können Sie schnell prüfen, ob alles funktioniert, indem Sie eine beliebige Verarbeitungsaktivität öffnen und schauen, ob die KI-Hilfe-Schaltfläche nun aktiv ist. Wenn sie noch immer ausgegraut ist, überprüfen Sie in der Leseansicht der KI-Zugangsdaten, ob die Zeile „Status" „Aktiv" anzeigt.

• Versehentliches Klicken in das API-Schlüssel-Feld löscht den maskierten Wert und wechselt das Feld in ein Passworteingabefeld. Falls das unbeabsichtigt passiert, klicken Sie auf Abbrechen oder den Zurück-Pfeil, um das Formular ohne Speichern zu verlassen. Wenn Sie das Formular erneut öffnen, sehen Sie die maskierte Vorschau wieder.
• Versehentliches Ändern des Anbieter-Dropdowns löscht alle Zugangsdatenfelder sofort. Wenn das passiert ist, klicken Sie sofort auf Abbrechen oder den Zurück-Pfeil – ohne zu speichern. Beim erneuten Öffnen des Formulars werden Ihre zuvor gespeicherten Werte wieder in maskierter Form angezeigt.
• Reasoning Effort (nur bei OpenAI) ist ein zusätzliches Feld, das automatisch erscheint, wenn Sie bestimmte OpenAI-Modelle auswählen. Falls Ihr gewähltes Modell dies unterstützt, sehen Sie ein Dropdown mit Optionen wie „high", „medium" oder „low". Wenn Sie zu einem Modell wechseln, das dieses Feature nicht unterstützt, verschwindet das Feld automatisch.
• Die Schaltfläche Bearbeiten ist immer sichtbar, auch ohne Bearbeitungsrechte. Wenn Ihre Bearbeiten-Schaltfläche ausgegraut ist, fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber – ein Tooltip bestätigt, dass Ihnen die erforderliche Berechtigung fehlt. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.
• Die Token-Limit-Angaben sind beim Bearbeiten nur zur Information. Die Werte für Kontextfenster und maximale Ausgabe, die unterhalb des Dropdown-Menüs „Standardmodell" angezeigt werden, sind rein informativ. Sie werden erst dann in den Zugangsdaten gespeichert, wenn Sie auf Speichern klicken – wenn Sie das Formular ohne Speichern schließen, werden diese Werte nicht übernommen.