Organisatorische Einheiten erstellen

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren nutzen den Bereich „Organisatorische Einheiten", um die interne Unternehmensstruktur – Abteilungen, Bereiche, Teams – im DPMS abzubilden und so strukturbezogene Berichte, Verantwortlichkeiten und die DSGVO-Artikel-30-Anforderungen zu erfüllen.

Damit DPMS Compliance-Daten nach Abteilung filtern, Verantwortlichkeiten zuordnen und Berichte strukturiert ausgeben kann, muss die interne Unternehmensstruktur einmalig hinterlegt werden. Im Bereich Organisatorische Einheiten legen Sie diese Hierarchie an – benannte Knoten wie „Finanzbereich", „Rechtsabteilung" oder „Region EMEA", auf die alle anderen Objekte im DPMS (Assets, Verarbeitungsverzeichniseinträge, Dienstleister, TOMs u. v. m.) verweisen können. Stellen Sie sich diesen Bereich wie das digitale Organigramm Ihres Unternehmens vor: Berichte, Zugriffskontrollen und Verantwortungszuweisungen folgen automatisch derselben Struktur.

So öffnen Sie den Bereich

Navigieren Sie über das linke Einstellungsmenü:

Allgemeine Einstellungen → Organisatorische Einheiten

Der Eintrag erscheint als sechster Punkt im Compliance-Einstellungsmenü, nach „Abteilungen". Sie benötigen mindestens Leseberechtigung für Compliance-Einstellungen – Organisatorische Einheiten, um den Bereich zu sehen. Fehlt der Menüpunkt, bitten Sie Ihre Systemadministration, Ihr Berechtigungsprofil zu prüfen. Nutzer mit reiner Beobachter-Berechtigung können die Liste und Detailansichten öffnen, jedoch keine Einheiten anlegen, bearbeiten oder löschen.

Aufbau der Oberfläche

Der Bildschirm ist zweispaltig aufgebaut. Die schmale linke Spalte enthält das Compliance-Einstellungsmenü, in dem „Organisatorische Einheiten" als aktiver Eintrag hervorgehoben ist. Die breite rechte Spalte ist Ihr Arbeitsbereich.

Ganz oben im Arbeitsbereich sehen Sie den Breadcrumb-Pfad Allgemeine Einstellungen › Organisatorische Einheiten – dieser dient gleichzeitig als Navigationslink zurück zur Liste, sobald Sie die Detailansicht einer Einheit geöffnet haben. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche Erstellen – Ihr Ausgangspunkt, wenn Sie eine neue Einheit anlegen möchten.

Darunter folgt die Datentabelle. Jede Zeile steht für eine organisatorische Einheit und zeigt deren Name, die übergeordnete Einheit (bei Wurzelknoten leer), die Anzahl der verknüpften DPMS-Objekte und den Lebenszyklus-Status. Statusfilter-Tabs oberhalb der Tabelle erlauben es, die Ansicht z. B. auf ausschließlich aktive oder ausschließlich im Entwurfsstatus befindliche Einheiten einzuschränken. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, erscheint am rechten Rand ein Dreipunkt-Symbol – das Schnellmenü für das direkte Bearbeiten oder Löschen der Einheit.

Arbeiten mit diesem Bereich

Organisationshierarchie erstmals aufbauen

Wenn Sie DPMS neu einrichten, beginnen Sie mit der obersten Ebene Ihrer Unternehmensstruktur – dem Konzern, der Holding oder einem äquivalenten Wurzelknoten – und arbeiten Sie sich nach unten vor.

Klicken Sie oben rechts auf Erstellen. Ein kleines Dropdown erscheint mit der Option Organisatorische Einheit erstellen. Klicken Sie darauf.
Das Erstellungsformular öffnet sich. Tragen Sie im Feld Name den Namen Ihrer obersten Einheit ein – zum Beispiel „Acme Konzern". Da dies Ihr Wurzelknoten ist, lassen Sie das Dropdown Übergeordnete Einheit leer.
Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen, die den Zweck oder Geltungsbereich der Einheit erläutert. Das ist besonders hilfreich, wenn der Name allein nicht selbsterklärend ist.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS legt die Einheit an und führt Sie zurück zur Liste, wo Ihre neue Wurzeleinheit nun erscheint.
Wiederholen Sie den Vorgang für jede untergeordnete Einheit. Öffnen Sie dieses Mal das Dropdown Übergeordnete Einheit und wählen Sie die direkt übergeordnete Einheit aus. Beim Anlegen von „Finanzbereich" wählen Sie beispielsweise „Acme Konzern" als übergeordnete Einheit; beim Anlegen von „Kreditorenbuchhaltung" wählen Sie „Finanzbereich".

Während Sie Einheiten hinzufügen, zeigt Ihnen eine visuelle Hierarchieanzeige im Formular, wo die neue Einheit im Baum eingeordnet wird – prüfen Sie diese Anzeige vor dem Speichern, um Fehlplatzierungen zu vermeiden.

Bauen Sie Ihre vollständige Hierarchie auf, bevor Sie mit dem Anlegen von Assets, Verarbeitungsverzeichniseinträgen oder anderen Compliance-Objekten beginnen. Objekte, die ohne organisatorische Einheit erstellt werden, können später nicht nach Struktur gefiltert oder gruppiert werden.

Einheit nach einer Umstrukturierung bearbeiten

Organisationen verändern sich. Wenn eine Abteilung einem anderen Bereich unterstellt wird oder ein Team umbenannt wird, müssen Sie die betreffende Einheit im DPMS aktualisieren, damit alle verknüpften Objekte automatisch die neue Struktur widerspiegeln.

Finden Sie die zu ändernde Einheit. Bei einer langen Liste können Sie die Suchleiste oben in der Tabelle nutzen – die Liste filtert sich beim Tippen in Echtzeit.
Fahren Sie mit der Maus über die Zeile der Einheit, um das Dreipunkt-Symbol sichtbar zu machen, und klicken Sie darauf.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Bearbeiten aus.

Im Bearbeitungsformular ändern Sie die Übergeordnete Einheit, um die neue Berichtslinie abzubilden, passen den Namen bei einer Umbenennung an oder aktualisieren die Beschreibung. Den Status der Einheit – etwa von „Entwurf" auf „Aktiv" – können Sie ebenfalls über das Status-Dropdown im Detailkopf ändern.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS aktualisiert den Datensatz sofort. Alle Assets, Verarbeitungsverzeichniseinträge oder anderen Objekte, die auf diese Einheit verweisen, zeigen automatisch die aktualisierten Informationen – Sie müssen keine verknüpften Objekte einzeln nachpflegen.

Änderungshistorie einer Einheit einsehen

Ob für eine Auditsvorbereitung oder zur Nachverfolgung, wann eine Einheit erstellt oder umstrukturiert wurde: Das Aktivitätsprotokoll liefert einen vollständigen, zeitgestempelten Verlauf jeder Änderung.

Klicken Sie in der Liste auf eine beliebige Einheitenzeile, um deren Detailansicht zu öffnen. Der Breadcrumb aktualisiert sich auf Allgemeine Einstellungen › Organisatorische Einheiten › [Einheitenname].
Klicken Sie oben rechts im Detailbereich auf das Uhren-Symbol (Aktivitätsprotokoll).
Das Aktivitätsprotokoll-Panel öffnet sich von rechts und listet jede protokollierte Änderung auf: Erstellungsdatum, Statusübergänge, Änderungen der übergeordneten Einheit sowie den Namen der Person, die die jeweilige Änderung vorgenommen hat.

Scrollen Sie durch das Protokoll, um das gesuchte Ereignis zu finden. Diese Informationen können Sie Prüfern oder Aufsichtsbehörden direkt vorlegen, um Nachvollziehbarkeit zu belegen – ohne die Datenschutzbeauftragte oder den DSB einbeziehen zu müssen.

Das Aktivitätsprotokoll ist schreibgeschützt; Einträge können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Veraltete Einheit entfernen

Wenn ein Bereich nicht mehr existiert, können Sie seine Einheit aus DPMS löschen – allerdings erst, nachdem alle verknüpften Objekte umgezogen wurden.

Prüfen Sie in der Spalte Verknüpfte Datensätze den Wert für die zu löschende Einheit. Ist der Zähler nicht null, müssen Sie zunächst alle verknüpften Objekte einer anderen Einheit zuweisen. Beim Versuch, eine Einheit mit aktiven Verknüpfungen zu löschen, erscheint eine Warnung, und die Löschung kann bis zur Auflösung der Verknüpfungen blockiert sein.
Sobald der Zähler null beträgt, fahren Sie mit der Maus über die Zeile, klicken auf das Dreipunkt-Symbol und wählen Löschen.
Ein Bestätigungsdialog fragt nach Ihrer Zustimmung. Nach Bestätigung wird die Einheit dauerhaft aus der Liste und aus allen Dropdown-Menüs im gesamten DPMS entfernt.

Achtung: Das Löschen ist dauerhaft. Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Einheit künftig noch benötigt wird, erwägen Sie stattdessen, den Status auf Inaktiv zu setzen. Eine inaktive Einheit wird in aktiven Workflows ausgeblendet, bleibt jedoch für historische Berichte im System erhalten.

Feldreferenz

Name — Anzeigename der Einheit, der im gesamten DPMS überall dort erscheint, wo die Einheit ausgewählt oder referenziert werden kann. Pflichtfeld. Sollte eindeutig und klar formuliert sein, damit Kolleginnen und Kollegen die richtige Einheit in Dropdown-Menüs schnell identifizieren können.
Übergeordnete Einheit — Die Einheit, die in der Hierarchie direkt über der aktuellen steht. Leer lassen, um einen Wurzelknoten zu erstellen. Eine Einheit kann sich nicht selbst als übergeordnete Einheit zuweisen; zirkuläre Eltern-Kind-Ketten (A → B → A) sind gesperrt. Eine nachträgliche Änderung der übergeordneten Einheit positioniert die Einheit – und alle ihre Untereinheiten – sofort und systemweit neu.
Beschreibung — Freitextnotizen zu Zweck oder Geltungsbereich der Einheit. Optional, wird jedoch empfohlen, wenn der Name allein nicht eindeutig genug ist. Unterstützt mehrzeilige Eingabe.
AD-Gruppen (nur sichtbar, wenn die Active-Directory-Integration konfiguriert ist) — Verknüpft eine oder mehrere Microsoft-Entra-ID- / Azure-Active-Directory-Gruppen mit der Einheit. Wenn die Integration aktiv ist, werden Nutzer, die der verknüpften AD-Gruppe angehören, in DPMS automatisch dieser organisatorischen Einheit zugeordnet. Hat keine praktische Wirkung, wenn die AD-Integration in den IT-Einstellungen nicht konfiguriert ist.

Verbindung zum übrigen DPMS

Organisatorische Einheiten sind ein grundlegendes Strukturelement. Sobald Sie Ihre Hierarchie hier aufgebaut haben, steht sie als Filter- und Referenzfeld in folgenden Bereichen zur Verfügung:

Asset-Register — Assets können einer Einheit zugewiesen werden; die Asset-Liste lässt sich nach Einheit filtern, um nur das anzuzeigen, was ein bestimmter Bereich besitzt oder verarbeitet.
Verarbeitungsverzeichnis / Verarbeitungstätigkeiten — Verarbeitungstätigkeiten referenzieren organisatorische Einheiten, um anzugeben, welcher Bereich als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter agiert – dies unterstützt die Dokumentationspflicht gemäß Artikel 30 DSGVO.
Dienstleister und TOMs — Dienstleisterbeziehungen und technisch-organisatorische Maßnahmen können auf bestimmte Einheiten begrenzt werden.
Zugriffssteuerung / Zielgruppen — Zielgruppen (Nutzergruppen) können auf bestimmte organisatorische Einheiten eingeschränkt werden, wodurch gesteuert wird, wer welche Datensätze lesen oder bearbeiten darf.
Dashboards und Berichte — Die OU-Hierarchie ist die primäre Achse für die Gruppierung und Filterung in Compliance-Dashboards.

Nachdem Sie Ihre Einheitenhierarchie aufgebaut haben, empfiehlt sich als nächster Schritt der Wechsel zum Asset-Register oder den Verarbeitungstätigkeiten, um bestehenden oder neuen Datensätzen die entsprechenden Einheiten zuzuweisen. Außerdem lohnt sich ein Blick in den Bereich Attribute (nächster Punkt im Compliance-Einstellungsmenü), um einheitenspezifische Attribut-Tag-Typen zu erstellen.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Bauen Sie die vollständige Hierarchie auf, bevor Sie Assets und Verarbeitungstätigkeiten importieren oder in großer Zahl anlegen. Organisatorische Einheiten nachträglich hunderten von Objekten zuzuweisen ist deutlich aufwändiger, als die Struktur von Anfang an zu hinterlegen.

Achtung: Die Beobachter-Berechtigung erlaubt das Ansehen der Liste und das Öffnen von Detailansichten, blendet jedoch alle Erstellen-, Bearbeiten- und Löschen-Funktionen aus oder deaktiviert sie. Wenn Kolleginnen oder Kollegen berichten, dass die Schaltfläche Erstellen oder das Dreipunkt-Menü bei ihnen fehlt, prüfen Sie, ob sie über die volle Lese-/Schreibberechtigung oder nur die Beobachter-Berechtigung verfügen.

Einheitliche Benennung ist wichtig. Einheitennamen erscheinen in Dropdown-Menüs im gesamten System. Eine einheitliche Namenskonvention – zum Beispiel stets die Art der Einheit ergänzen: „Finanzen – Bereich", „Kreditorenbuchhaltung – Team" – erleichtert die schnelle Zuordnung beim Verknüpfen von Objekten.
Verknüpfte Datensätze vor dem Löschen prüfen. Die Spalte „Verknüpfte Datensätze" zeigt, wie viele DPMS-Objekte auf die Einheit verweisen. Ein Wert größer null bedeutet, dass eine Löschung diese Verknüpfungen zerstört oder blockiert wird. Weisen Sie die Objekte zuerst neu zu.
Der Zustand des Detail-Navigationsmenüs ist global gespeichert. Wenn Sie das Tab-Menü in der Detailansicht einer Einheit einklappen, wird dieser Zustand systemweit gespeichert und gilt für jede Detailansicht in DPMS – auch in anderen Modulen – bis Sie es wieder aufklappen. Es handelt sich um eine systemweite Anzeigeeinstellung, nicht um eine datensatzspezifische.
Änderungen an der übergeordneten Einheit wirken sofort und systemweit. Sobald Sie eine geänderte übergeordnete Einheit speichern, spiegeln alle Dashboards, Filter und Verknüpfungen die neue Position wider. Es gibt keinen Staging- oder Vorschaumodus – prüfen Sie die korrekte übergeordnete Einheit daher sorgfältig, bevor Sie in einer produktiven Umgebung speichern.