Organisationseinheiten durchsuchen

Organisationseinheiten durchsuchen

Der Bildschirm Organisationseinheiten ist Ihr zentrales Verzeichnis aller Abteilungen, Teams, Geschäftsbereiche und regionalen Niederlassungen, die in DPMS für Ihr Unternehmen hinterlegt sind. Datenschutzbeauftragte, Compliance-Manager und IT-Administratoren nutzen ihn, um zu prüfen, welche internen Bereiche bereits angelegt sind, bevor sie diese Datensätzen, Aufgaben oder Verarbeitungstätigkeiten zuordnen – und um neue Einheiten hinzuzufügen, wenn sich die Unternehmensstruktur ändert. Da Organisationseinheiten von nahezu allen anderen Modulen in DPMS referenziert werden, wirkt sich die Vollständigkeit und Korrektheit dieser Liste direkt auf die Aussagekraft von Compliance-Berichten, Aufgabenfiltern und ROPA-Zuordnungen aus.

So öffnen Sie den Bildschirm

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemeine Einstellungen und wählen Sie im Navigationsbereich der Compliance-Einstellungen den Eintrag Organisationseinheiten aus. Die Liste wird sofort geladen – ein zusätzlicher Tab- oder Schaltflächenklick ist nicht erforderlich.

Der Bildschirm steht Benutzern zur Verfügung, die entweder die Standard-Leseberechtigung für Organisationseinheiten in den Compliance-Einstellungen oder die eingeschränkte Leseberechtigung besitzen, die nur Zugriff auf einen Teil der Einheiten gewährt (in der Regel jene, für die der Benutzer verantwortlich ist). Benutzern ohne eine dieser Berechtigungen wird der Menüpunkt gar nicht erst angezeigt.

Was Sie sehen

Der Bildschirm ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite befindet sich das Navigationsmenü der Compliance-Einstellungen – eine vertikale Liste mit allen Bereichen der Compliance-Einstellungen, darunter Allgemein, Anwendbare Gesetze, Attribute, Status, Abteilungen, Organisationseinheiten, IGDTA-Konfiguration, Standards, Kontrollsets, Risikoszenarien, Reifegradmodell, Fristen und Dringlichkeit sowie Fragebögen. Der Eintrag Organisationseinheiten ist hervorgehoben und zeigt Ihren aktuellen Standort an.

Der restliche Bildschirm wird vom Hauptinhaltsbereich eingenommen. Ganz oben befindet sich ein Breadcrumb-Pfad, der Ihren aktuellen Standort anzeigt (Allgemeine Einstellungen > Organisationseinheiten), sowie kleine Vorwärts- und Rückwärtspfeile, mit denen Sie direkt zum vorherigen oder nächsten Eintrag im Compliance-Einstellungsmenü springen können. Darunter ist eine Datentabelle mit allen Organisationseinheiten Ihres Unternehmens, über der sich eine Suchleiste und in der oberen rechten Ecke die Schaltfläche Erstellen befinden. Jede Zeile der Tabelle zeigt den Namen einer Organisationseinheit an.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Vorhandene Einheiten prüfen

Bevor Sie an einer anderen Stelle in DPMS eine Organisationseinheit zuweisen – etwa beim Erstellen eines ROPA-Eintrags oder beim Bearbeiten einer Aufgabe –, empfiehlt es sich zu überprüfen, ob die benötigte Einheit bereits angelegt ist.

• Öffnen Sie den Bildschirm Organisationseinheiten wie oben beschrieben.
• Durchsuchen Sie die Tabelle. Bei einer kurzen Liste können Sie einfach durch die Einträge scrollen.
• Ist die Liste lang, geben Sie einen Suchbegriff in die Suchleiste oben in der Tabelle ein. Die Liste wird automatisch gefiltert, sobald die Ergebnisse vom Server zurückgeliefert werden – zum Beispiel zeigt die Eingabe von Recht nur Einheiten an, deren Namen „Recht" enthalten. Wenn Sie das Suchfeld leeren, wird die vollständige Liste wiederhergestellt.
• Sobald Sie die gesuchte Einheit gefunden haben, können Sie den genauen Namen ablesen oder – sofern Sie die Bearbeitungsberechtigung besitzen – auf die Zeile klicken, um die Detailansicht zu öffnen.

Hinweis: Die Liste wird beim Scrollen schrittweise nachgeladen. Wenn Sie eine Einheit nicht durch Scrollen finden können, nutzen Sie zunächst die Suchleiste, bevor Sie davon ausgehen, dass die Einheit nicht existiert – unterhalb des sichtbaren Bereichs können weitere Datensätze vorhanden sein.

In die Detailansicht einer Einheit navigieren

Ein Klick auf eine Zeile in der Tabelle öffnet die Detail- und Bearbeitungsansicht der jeweiligen Organisationseinheit. Dort können Sie die vollständige Konfiguration einsehen, einschließlich etwaiger hierarchischer Beziehungen (übergeordnete/untergeordnete Einheiten) und der Verknüpfung mit Active-Directory-Gruppen. Dies ist der einzige Weg, um diese Informationen anzuzeigen – der Listenbildschirm zeigt ausschließlich Namen.

Zeilenklicks sind nur aktiv, wenn Sie die Bearbeitungsberechtigung für Organisationseinheiten besitzen. Bei reiner Leseberechtigung reagieren die Zeilen nicht auf Klicks und der Mauszeiger verändert sich beim Überfahren nicht. In diesem Fall dient die Liste ausschließlich als Referenz.

Eine neue Organisationseinheit anlegen

Wenn eine Abteilung oder ein Team in DPMS neu angelegt werden soll – beispielsweise ein neu gegründetes Cybersicherheitsteam, das als Auswahloption in Aufgaben und ROPA-Einträgen erscheinen soll –, erstellen Sie die Einheit hier.

• Klicken Sie auf dem Bildschirm Organisationseinheiten auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen rechten Ecke des Inhaltsbereichs.
• Ein kleines Dropdown-Menü erscheint. Wählen Sie Organisationseinheitstyp erstellen aus.
• Sie werden zum Erstellungsformular für Organisationseinheiten weitergeleitet. Tragen Sie den Namen der Einheit ein (in einer oder mehreren Sprachen, wenn Ihre Organisation die Mehrsprachigkeit nutzt), weisen Sie optional eine übergeordnete Einheit zur Einordnung in die Hierarchie zu und verknüpfen Sie bei Bedarf eine Active-Directory-Gruppe.
• Speichern Sie das Formular. Sie kehren zur Liste der Organisationseinheiten zurück, in der die neue Einheit nun erscheint.

Sobald die Einheit gespeichert ist, steht sie in allen Modulen zur Auswahl zur Verfügung, die Organisationseinheiten referenzieren – darunter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA), Aufgaben, Projekte, Assets, Bewertungen und DPIAs.

Tipp: Das Erstellen einer Einheit erfordert eine separate Erstellungsberechtigung (getrennt von der Leseberechtigung, die die Anzeige der Liste ermöglicht). Wenn Sie die Liste sehen, die Schaltfläche Erstellen jedoch fehlt oder das Dropdown leer ist, wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator, um Ihre Berechtigungen prüfen zu lassen.

Zwischen benachbarten Compliance-Einstellungsbildschirmen navigieren

Wenn Sie mehrere Bereiche der Compliance-Einstellungen nacheinander prüfen, müssen Sie nicht ständig in die Seitenleiste klicken. Der Breadcrumb-Pfad am oberen Rand des Inhaltsbereichs enthält Pfeil-Schaltflächen (< und >), mit denen Sie direkt zum vorherigen oder nächsten Eintrag im Compliance-Einstellungsmenü springen. Ein Klick auf den Rechtspfeil im Bildschirm Organisationseinheiten führt Sie beispielsweise direkt zur IGDTA-Konfiguration; ein Klick auf den Linkspfeil bringt Sie zu den Abteilungen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Liste der Organisationseinheiten mit der Abteilungsliste vergleichen möchten – etwa um zu prüfen, ob für jede Abteilung auch eine entsprechende Organisationseinheit definiert ist.

Feldübersicht

Der Listenbildschirm zeigt für jede Einheit ausschließlich die Spalte Name. Namen unterstützen mehrere Sprachen – der angezeigte Name entspricht Ihrer aktuellen Oberflächensprache, sofern eine Übersetzung vorhanden ist, andernfalls wird die Standardsprache verwendet. Ist für eine Einheit überhaupt kein Name hinterlegt, wird ein Platzhalter (Gedankenstrich) angezeigt.

Alle weiteren Konfigurationsdetails einer Einheit – darunter Beschreibung, Status, übergeordnete Einheit, verantwortliche Personen, Active-Directory-Gruppe und Attribute – sind ausschließlich in der Detailansicht sichtbar und bearbeitbar, die Sie durch einen Klick auf die entsprechende Zeile aufrufen.

Zusammenspiel mit anderen DPMS-Bereichen

Organisationseinheiten sind ein grundlegendes Konfigurationsobjekt. Sie sind keine eigenständige Funktion, sondern eine gemeinsame Referenzebene, von der andere Module abhängen.

Was von diesem Bildschirm abhängt:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) – Jeder ROPA-Eintrag kann mit einer Organisationseinheit verknüpft werden, um anzuzeigen, welcher Unternehmensbereich für die Verarbeitungstätigkeit verantwortlich ist oder von ihr betroffen ist.
• Aufgaben – Aufgaben können neben einzelnen Personen auch einer Organisationseinheit zugewiesen werden.
• Projekte – Projekte referenzieren Organisationseinheiten für Verantwortlichkeit und Berichterstattung.
• Assets – Assets können mit der Organisationseinheit verknüpft werden, die sie verwaltet oder besitzt.
• Bewertungen und DPIAs – Diese können auf bestimmte Organisationseinheiten beschränkt werden.
• Datenerhebungspunkte – Die Verknüpfung mit einer Organisationseinheit zeigt, welches Team eine bestimmte Datenkategorie erhebt.
• Berichte und Filter – In nahezu allen Listenansichten von DPMS können Daten nach Organisationseinheiten gefiltert werden. Die Vollständigkeit Ihres Katalogs bestimmt unmittelbar, wie aussagekräftig diese Filter sind.

Ist eine Organisationseinheit auf diesem Bildschirm nicht definiert, kann sie nirgendwo in DPMS ausgewählt werden. Dies ist die wichtigste Konsequenz einer unvollständigen Liste.

Nach Abschluss der Arbeiten auf diesem Bildschirm:

Sobald Sie den Katalog der Organisationseinheiten geprüft oder aktualisiert haben, kehren Sie in der Regel zu dem Modul zurück, das Sie zur Prüfung veranlasst hat – beispielsweise zur Bearbeitung eines ROPA-Eintrags oder zur Erstellung einer Aufgabe – und können dort die benötigte Einheit mit der Gewissheit auswählen, dass sie zur Verfügung steht.

Tipps und häufige Stolpersteine

Hinweis: Benutzern mit nur eingeschränkter Leseberechtigung wird möglicherweise eine kleinere Liste angezeigt als erwartet. Wenn ein Kollege meldet, dass die Liste unvollständig wirkt, könnte die Berechtigungsstufe die sichtbaren Einheiten einschränken. Bitten Sie Ihren DPMS-Administrator, die Zugriffsrechte zu prüfen.

• Nur-Lese-Benutzer können keine Zeilen anklicken. Wenn Sie nur die Leseberechtigung, nicht jedoch die Bearbeitungsberechtigung für Organisationseinheiten besitzen, sind Zeilenklicks deaktiviert. Sie können die Liste weiterhin einsehen und durchsuchen, jedoch nicht in die Detailansicht einer Einheit navigieren.
• Die Schaltfläche Erstellen erfordert eine separate Berechtigung. Das Einsehen der Liste und das Erstellen neuer Einheiten werden durch unterschiedliche Berechtigungen gesteuert. Ein Benutzer, der die Liste sehen kann, findet die Schaltfläche Erstellen möglicherweise nicht vor oder das Dropdown bleibt leer, wenn ihm die Erstellungsberechtigung für Tag-Typ-Objekte (zu denen Organisationseinheiten in DPMS gehören) fehlt.
• Verknüpfungen mit Active-Directory-Gruppen sind hier nicht sichtbar. Die Liste zeigt ausschließlich Namen der Einheiten. Um die mit einer Einheit verknüpfte AD-Gruppe einzusehen oder zu konfigurieren, müssen Sie die Detailansicht der Einheit über einen Zeilenklick öffnen.
• Die Suche erfolgt serverseitig. Die Suchleiste filtert keine bereits geladene Liste, sondern sendet eine Anfrage an den Server. Bei langsameren Verbindungen kann es einen kurzen Moment dauern, bis die Ergebnisse erscheinen. Dies ist normales Verhalten.
• Durch das stufenweise Nachladen (Infinite Scroll) ist die anfänglich sichtbare Liste möglicherweise nicht vollständig. DPMS lädt Datensätze in Batches, während Sie nach unten scrollen. Verwenden Sie immer die Suchleiste, wenn Sie nach einer bestimmten Einheit suchen, anstatt davon auszugehen, dass die Liste vollständig ist.

Tipp: Die Pfeil-Schaltflächen im Breadcrumb ermöglichen eine schnelle Navigation zwischen den Bildschirmen der Compliance-Einstellungen, ohne die Seitenleiste zu nutzen. Verwenden Sie sie, wenn Sie mehrere Konfigurationsbereiche nacheinander prüfen.