Compliance Einstellungen

Übersicht

Um auf die Compliance Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke und wählen General Einstellungen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung eines Datenschutzmanagers oder IT-Sicherheitsmanagers.

Auf der ersten Seite sehen Sie einige allgemeine Informationen zu Ihrer Organisation. Sie können diese Informationen bearbeiten, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Auf der linken Seite sehen Sie mehrere Registerkarten, mit denen Sie Ihre Compliance Einstellungen ändern können.

Anwendbare Gesetze

Auf der Registerkarte anwendbare Gesetze können Sie alle Länder auswählen, deren Datenschutzbestimmungen für Sie gelten. Hier erhalten Sie eine Liste der bereits aktivierten Gesetze und Verordnungen sowie die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, können Sie alle zutreffenden Länder auswählen. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Einige Verordnungen oder Gesetze sind möglicherweise nicht länderspezifisch, sondern regional, wie z. B. die DSGVO. Aktivieren Sie die separate Schaltfläche in der oberen linken Ecke, wenn Sie unter die DSGVO fallen.

Für die Einhaltung des Datenschutzes ist es entscheidend zu wissen, welchen Vorschriften Sie unterliegen. Dies ist nicht immer trivial, da Sie vielleicht einem Gesetz eines Landes unterliegen, an das Sie nicht gedacht haben. So gilt die Datenschutz-Grundverordnung beispielsweise auch für Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, aber personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten. Deshalb muss der Geltungsbereich der Verordnung vorher analysiert werden.

Wenn Sie unsicher sind, welche Vorschriften für Sie gelten, empfiehlt es sich, Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsberater zu halten.

Nach der Aktivierung dieser Gesetze stehen sie z.B. im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit ihrer spezifischen Rechtsgrundlage und ihrer spezifischen Klassifizierung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Verfügung. Es kann anschliessend aus einer Liste von Gesetzen ausgewählt und festgelegt werden, welches Gesetz konkret für die jeweilige Verarbeitungstätigkeit gilt. Diese Funktion bietet die notwendige Flexibilität, da einige Verarbeitungstätigkeiten nur bestimmten Verordnungen unterliegen, während andere mehreren Vorschriften gleichzeitig entsprechen müssen.

Wenn Sie weitere Informationen zu den geltenden Gesetzen und Verordnungen benötigen, zögern Sie nicht, sich mit einem unserer Onboarding-Spezialisten in Verbindung zu setzen, um den Prozess durchzugehen.

Attribute

Attribute helfen dabei, die Informationen, die Sie der Priverion Plattform hinzufügen, übersichtlich zu kategorisieren und effizient zu verwalten. Sie erleichtern es, Inhalte zu organisieren und schnell wiederzufinden. Auf dieser Registerkarte können Sie die Liste mit den verschiedenen Attributen verwalten.

Sie können das Menü erweitern, indem Sie auf das blaue Menüsymbol oben links klicken. Anschliessend können Sie die Liste durchsehen, bestehende Tags bearbeiten oder neue hinzufügen:

• Klicken Sie auf ein Tag, um dessen Namen zu ändern.
• Wählen Sie Erstellen, um neue Tags hinzuzufügen.

Detaillierte Informationen zur Bedeutung und Anwendung von Tags finden Sie im Artikel über das Erstellen branchenspezifischer Tags.

Tags sind ein integraler Bestandteil der Priverion Plattform und Sie werden sie an vielen Stellen im System wiederfinden, beispielsweise wenn Sie ein Element einer Kategorie zuweisen. Sollten Sie Änderungen vornehmen wollen, können Sie jederzeit zu den Compliance Einstellungen zurückkehren, um Ihre Tags anzupassen.

Organisatorische Einheiten

Jede Organisation bzw. jedes Unternehmen hat eine spezifische Struktur, die entweder eher hierarchisch über Abteilungen oder eher teambasiert über eine Matrixorganisation ist. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Organisatorische Einheiten so zu erstellen, dass sie Ihre Struktur widerspiegeln. Sie können Organisatorische Enseinheiten wie Abteilungen anlegen, z. B. Marketing, Vertrieb, Produktion und Finanzbuchhaltung, oder Sie können nach dem gleichen Verfahren Matrixteams anlegen.

Auf der Registerkarte Organisatorische Einheiten sehen Sie eine Liste der aktuell erstellten oder bestehenden Einheiten mit der verantwortlichen Person, ihrem Status und ihrer Beschreibung. Sie können eine Einheit bearbeiten, indem Sie darauf klicken, oder eine neue hinzufügen. Dazu benötigen Sie die Rechte eines Datenschutzmanagers oder Sicherheitsmanagers.

Um eine neue Einheit zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen, wählen die verantwortliche Person aus der Dropdown-Liste aus, legen den Status der Organisationseinheit fest, und geben den Namen und eine kurze Beschreibung ein, aus der die Zuständigkeiten der Einheit klar hervorgeht.

Wenn Sie viele Organisatorische Einheiten haben und diese automatisch erstellen möchten, zögern Sie nicht, unseren Onboarding-Spezialisten zu kontaktieren, um die automatische Erstellung zu erleichtern. Sie können sich mit uns in Verbindung setzen, indem Sie auf das Widget auf der rechten unteren Seite des Bildschirms klicken.